Registrar y gestionar tus gastos
Juan José Vélez Medina · Equipo Bukyapp· 3 min de lectura·Actualizado 24 may 2026Registra, clasifica y consulta los costes de tu negocio desde la sección de Gastos, con importe, fecha y etiquetas personalizables
Buky incluye un sistema de gastos que te permite llevar un control de los costes de tu negocio: material, desplazamientos, reparaciones o cualquier otro concepto. Cada gasto lleva un importe, una fecha y, opcionalmente, etiquetas para clasificarlos. Después podrás consultar la evolución y el desglose por categoría en la sección de Estadísticas.
Antes de empezar
- Necesitas acceso de administrador o el permiso «Ver pagos» activado en tu usuario.
- Si quieres clasificar tus gastos con etiquetas, no hace falta crearlas previamente: puedes escribirlas directamente al registrar un gasto y se guardarán para futuras ocasiones.
Acceder a la sección de gastos
En el menú superior, haz clic en Reservas para desplegar el submenú y pulsa Gastos.
Se abrirá el listado con todos los gastos registrados. La tabla muestra tres columnas:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Concepto | El nombre del gasto y, debajo en gris, sus etiquetas |
| Importe | La cantidad en euros (€) |
| Fecha | La fecha del gasto en formato DD/MM/AAAA |
Los gastos aparecen ordenados del más reciente al más antiguo.
Registrar un nuevo gasto
1. Abre el formulario
En la esquina superior derecha del listado, pulsa el botón +.
2. Rellena los datos
Se abrirá el formulario «Datos del gasto» con los siguientes campos:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Concepto | Nombre o descripción del gasto (ej: «Cera y parafina para tablas», «Reparación neopreno»). | Sí |
| Importe (€) | Cantidad del gasto en euros. Se introduce con decimales (ej: 45,50). | No |
| Fecha | Día en que se realizó el gasto. Se rellena automáticamente con la fecha de hoy. | Sí |
| Etiquetas | Clasificación libre del gasto. Puedes escribir una etiqueta nueva o elegir entre las que ya hayas usado antes. Puedes asignar varias al mismo gasto. | No |
| Notas | Cualquier observación adicional sobre este gasto. | No |
3. Guarda el gasto
Rellena al menos el concepto y la fecha, y pulsa Guardar. El gasto aparecerá en el listado de forma inmediata.
Editar un gasto existente
- En el listado, haz clic en la fila del gasto que quieras modificar.
- Se abrirá el mismo formulario con los datos actuales. Verás el nombre del gasto en la cabecera y un botón Eliminar junto al de Guardar.
- Modifica lo que necesites y pulsa Guardar.
Eliminar un gasto
- Abre el gasto haciendo clic en su fila del listado.
- Pulsa el botón Eliminar (en rojo, debajo de Guardar).
- Confirma la eliminación en el cuadro de diálogo.
El gasto desaparecerá del listado y dejará de contabilizarse en las estadísticas.
Filtrar gastos
El listado dispone de filtros para localizar gastos concretos. Para activarlos, pulsa el icono de filtros en la esquina superior derecha (junto al botón +). Puedes combinar varios filtros a la vez:
| Filtro | Cómo funciona |
|---|---|
| Concepto | Busca por texto en el nombre del gasto. No distingue mayúsculas ni acentos. |
| Fecha | Permite seleccionar un rango de fechas (desde — hasta). |
| Etiquetas | Filtra por una o varias etiquetas. Solo aparecen las etiquetas que ya se han usado en algún gasto. |
Los filtros se aplican de forma automática conforme los seleccionas.
Etiquetas: cómo funcionan
Las etiquetas son palabras clave que tú mismo defines para clasificar tus gastos. Algunos ejemplos: «Material», «Transporte», «Mantenimiento», «Marketing».
- No necesitas crearlas antes: escribe la etiqueta directamente en el campo y se guardará.
- Se reutilizan: una vez usada, la etiqueta aparecerá como opción en los siguientes gastos.
- Independientes por módulo: las etiquetas de gastos son independientes de las etiquetas de actividades. Cada módulo tiene su propio conjunto.
- Varias por gasto: puedes asignar más de una etiqueta al mismo gasto.
Ver tus gastos en Estadísticas
En la sección de Estadísticas encontrarás la tarjeta Gastos por categoría, que muestra un gráfico de barras horizontales con el desglose de tus gastos agrupados por etiqueta.
Para cada etiqueta, el gráfico muestra:
- Total (€): la suma de todos los gastos con esa etiqueta.
- Número de gastos: cuántos gastos tienen esa etiqueta.
El rango de fechas del gráfico se controla con el filtro general de fechas de la página de Estadísticas. Los gastos sin etiqueta aparecen agrupados bajo «Sin etiqueta».
Consejos
- Registra los gastos el mismo día para que la fecha sea precisa y las estadísticas reflejen la realidad.
- Usa etiquetas consistentes: decide unas categorías fijas (Material, Transporte, Personal...) y reutilízalas. Así los informes serán más útiles.
- Consulta las estadísticas periódicamente para detectar en qué categorías estás gastando más y tomar mejores decisiones.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede ver y gestionar los gastos?
Los administradores y cualquier usuario que tenga activado el permiso «Ver pagos» en su perfil.
¿Puedo registrar un gasto con importe cero?
Sí, el importe no es obligatorio. Puedes dejar un gasto sin importe y completarlo más adelante.
¿Las etiquetas de gastos son las mismas que las de actividades?
No. Cada módulo (gastos, actividades) tiene su propio conjunto de etiquetas independientes.
¿Los gastos afectan al balance o a las facturas?
Los gastos son un registro interno para tu control. No se reflejan en las facturas ni se descuentan automáticamente de los ingresos.