Configurar y gestionar el check-in online
Juan José Vélez Medina · Equipo Bukyapp· 9 min de lectura·Actualizado 11 jun 2026Gestiona el check-in online desde el panel: configura formularios, comparte el enlace con el cliente y supervisa en tiempo real quién ha completado el proceso.
El check-in online permite a tus clientes rellenar sus datos personales, subir documentos de identidad y firmar formularios antes de llegar. Desde el panel de administración puedes configurar qué formularios se piden, enviar el enlace de check-in a cada cliente y ver en tiempo real quién ha completado el proceso.
Esta página cubre la configuración y gestión del check-in desde el panel. Para ver el recorrido paso a paso tal como lo experimenta tu cliente, consulta Cómo hace el check-in online tu cliente.
Antes de empezar
- Necesitas acceso al panel de administración con permisos para gestionar reservas y formularios.
- Para que el check-in online funcione, debes tener la opción de check-in online activada en la configuración de tu cuenta (consulta con tu administrador si no la ves disponible).
- Necesitas al menos un formulario configurado como formulario de check-in (se explica más abajo).
- El check-in online solo está disponible para reservas en estado Activa (confirmada).
Cómo funciona el check-in online
El flujo completo es:
- Tú configuras un formulario y lo vinculas al check-in online.
- Cuando se crea una reserva activa, Buky calcula automáticamente la fecha límite para completar el check-in (normalmente coincide con la fecha de fin de la reserva) y le envía un email de recordatorio para realizar el check-in online.
- Si quieres, tú envías el email de check-in al cliente desde la ficha de la reserva, o compartes el enlace directamente. Útil si no tienes su email pero sí su WhatsApp.
- El cliente rellena sus datos, sube documentos si se lo pides, y firma.
- Tú ves en el admin el estado de cada participante: quién ha completado el check-in y quién no.
Paso a paso
1. Configurar un formulario de check-in
Antes de poder usar el check-in, necesitas crear un formulario y vincularlo. Ve a Formularios desde el menú superior.
En el listado verás tus formularios existentes. Los que están vinculados al check-in online aparecen marcados como Check-in online en la columna Usos.
Para configurar uno:
- Haz clic en el formulario que quieras vincular (o crea uno nuevo).
- Ve a la pestaña Configuración.
- En la sección Uso del formulario, selecciona Vincular formulario con check-in online.
Al activar esta opción, aparecen ajustes adicionales:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Todos los productos / Algunos productos / Todos excepto algunos | Define a qué productos aplica este formulario de check-in. Si eliges «Algunos productos», selecciona cuáles de la lista. |
| Solicitar foto de documento de identidad | Pide al cliente que suba una foto de su DNI o pasaporte durante el check-in. |
| Solicitar firma | Añade un campo de firma digital al final del formulario. |
| Solicitar revisión siempre | Obliga al cliente a revisar el formulario completo aunque ya lo haya rellenado antes (no permite saltar). |
Consejo: Puedes tener varios formularios vinculados al check-in, cada uno para diferentes productos. Por ejemplo, un «Informe médico del buceador» solo para el Open Water Diver y una «Certificación de Buceo» para todas las actividades.
2. Ver el estado del check-in en una reserva
Para comprobar si un cliente ha completado el check-in, abre la reserva. Ve a Reservas en el menú lateral y haz clic en la reserva que quieras revisar.
En el listado, las reservas con check-in online activo muestran un pequeño icono de check-in en la columna Detalles. Puedes usar el filtro «Reservas con check-in online pendiente» del panel lateral para ver de un vistazo todas las reservas cuyo check-in aún no está completo.
En la ficha de la reserva, en la pestaña Resumen, verás la información del check-in:
- Check in / Check out: las fechas de entrada y salida.
- Personas: cuántos participantes tiene la reserva.
- Si el check-in online está completado, aparece la fecha de finalización.
3. Compartir el enlace de check-in con el cliente
Cuando una reserva tiene el check-in online pendiente, aparece una zona de color naranja en la parte superior de la ficha de la reserva. Esta zona contiene el enlace directo que el cliente debe usar para completar su check-in.
Tienes varias formas de compartir el enlace:
- Enviar por email: Pulsa el botón Enviar Email en el panel lateral derecho de la reserva para enviar al cliente un email con el enlace de check-in.
- Compartir enlace: Pulsa el botón Compartir junto a la zona naranja. Se abre un menú con opciones para enviar por WhatsApp, copiar el enlace al portapapeles o enviar por email.
El email incluye un enlace directo al formulario de check-in. El cliente puede rellenarlo desde su móvil o su ordenador.
Nota: Buky también envía recordatorios automáticos antes de la fecha de llegada si el check-in no se ha completado. Estos recordatorios se configuran desde las automatizaciones.
Opciones de check-in por producto
Cada producto dentro de una reserva puede tener un modo de check-in diferente:
| Modo | Comportamiento |
|---|---|
| Normal (por defecto) | Todos los participantes deben completar el check-in. |
| Solo el responsable | Solo el primer participante (el que hizo la reserva) debe completar el check-in. Los demás se saltan. |
| Desactivado | No se pide check-in para este producto. |
Esta configuración se aplica por producto, lo que te permite ser flexible. Por ejemplo, puedes pedir check-in completo para un curso de buceo pero solo al responsable para una inmersión guiada.
Vender extras durante el check-in
El check-in no solo sirve para recoger datos: también puede convertirse en un punto de venta. Puedes ofrecer extras (un desayuno, las fotos de la sesión, transporte, alquiler de equipo…) para que el cliente los compre mientras completa su check-in, y el importe se sumará automáticamente a su reserva.
Activar la venta de un extra
La venta de extras se configura como un campo más del formulario de check-in. Abre el formulario vinculado al check-in y, en el editor de campos:
- Añade un campo nuevo y, en el desplegable de tipo, elige Venta (la opción con el icono de carrito, al final de la lista).
- En Producto extra a vincular, selecciona el extra de tu catálogo que quieres ofrecer. Solo aparecen los extras activos. En el campo Texto puedes escribir, opcionalmente, cómo quieres presentar el extra al cliente.
Repite con tantos campos de Venta como extras quieras ofrecer en ese formulario.
El extra debe existir antes en tu catálogo: créalo siguiendo Añadir extras a tus productos. A diferencia de otros campos, el de Venta no puede marcarse como obligatorio (el cliente decide si compra o no) ni como permanente o destacado.
Qué ve el cliente
Durante el check-in, el cliente ve el extra con su precio y un selector de cantidad. Si lo añade, el importe se incluye en su compra. Si el extra requiere información adicional (por ejemplo, una talla o una preferencia), el cliente la indica al añadirlo.
Ver los extras comprados en la reserva
Cuando el cliente completa el check-in con un extra, este se añade a la reserva como una línea de producto independiente, con su precio e impuestos sumados al total. Cada compra genera su propia línea (no se agrupan), así que ves exactamente qué compró cada participante y cuándo. Encontrarás estas líneas en la ficha de la reserva, junto al resto de productos.
Además, cada vez que un cliente compra un extra durante el check-in, Buky te envía un email de aviso para que estés al tanto de la venta sin tener que entrar a revisar la reserva.
Datos que recoge el check-in
Dependiendo de cómo configures los formularios, el check-in puede recoger:
- Datos personales: nombre, apellidos, email, teléfono, nacionalidad, documento de identidad.
- Respuestas a formularios personalizados: cualquier pregunta que hayas añadido al formulario (nivel de experiencia, alergias, talla de neopreno, certificación de buceo, informe médico, seguro y validez, etc.).
- Foto de documento de identidad: imagen del DNI o pasaporte.
- Firma digital: firma del cliente aceptando las condiciones.
Todos estos datos quedan guardados en la ficha del cliente y en las respuestas del formulario, accesibles desde el admin.
Reenviar o actualizar un check-in ya completado
Si un cliente necesita corregir sus datos después de haber completado el check-in, puedes enviarle de nuevo el enlace para que lo repita. Desde la reserva en el admin:
- Abre la reserva y localiza al participante en la lista.
- Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) junto a su nombre.
- En la sección Actualizar check-in, elige cómo enviar el enlace: por WhatsApp, por email, abrir directamente o copiar el enlace.
El cliente podrá acceder al formulario y volver a completarlo. Los datos nuevos generarán un nuevo documento PDF de check-in y sus datos permanentes se actualizarán en la ficha de cliente.
El check-in en actividades de buceo y deportes de aventura
Para negocios de buceo, barranquismo, paracaidismo u otras actividades que requieren documentación médica o certificaciones, el check-in online no es solo una comodidad: es una herramienta imprescindible para la gestión operativa y el cumplimiento normativo.
¿Qué puedes recoger con el check-in para estas actividades?
- Certificaciones profesionales: nivel de buceo (Open Water, Advanced, Rescue…), número de certificación y organismo emisor.
- Documentación médica: declaración de aptitud física, certificados médicos con fecha de caducidad, alergias y medicación relevante.
- Seguros: póliza de seguro de accidentes o responsabilidad civil, con opción de subir el documento digitalizado.
- Consentimientos y exenciones: firma de descargo de responsabilidad, aceptación de riesgos, consentimiento para menores.
- Datos operativos: talla de equipamiento, experiencia previa, peso (relevante para paracaidismo y barranquismo).
¿Cómo aprovecharlo al máximo?
- Marca los campos críticos como permanentes para que persistan en la ficha del cliente. Así, cuando un buceador habitual vuelva a reservar, ya tendrás su certificación y su talla de traje registradas.
- Marca como destacados los campos que necesitas ver antes de cada sesión (por ejemplo, nivel de certificación y alergias). Aparecerán directamente en el calendario junto al nombre del participante.
- Activa la fecha de caducidad en los campos de tipo archivo para documentos que expiran (certificados médicos, seguros). BukyApp te avisará cuando estén próximos a caducar.
- Usa la descarga ZIP de la sesión para tener toda la documentación lista antes de salir al agua o al punto de encuentro.
Dónde quedan los datos del check-in
Todo lo que el cliente rellena o sube queda accesible desde el panel:
- Ficha del cliente (pestañas Documentos y Archivos): las respuestas marcadas como permanentes y los documentos subidos (DNI, seguros, certificados…). Consulta Ver el perfil y el historial de un cliente.
- Descarga ZIP de la sesión: toda la documentación de una sesión de golpe, desde su ficha en el calendario. Consulta Descargar la documentación de una sesión.
- Campos permanentes y destacados: se definen al crear el formulario y determinan qué respuestas persisten en la ficha del cliente y cuáles se ven en el calendario. Consulta Crear formularios personalizados.
Consejos
- Configura el check-in antes de la temporada: así todas las reservas nuevas ya tendrán el check-in activo desde el momento en que se confirman.
- Si un cliente tiene problemas con el check-in, puedes reenviarle el enlace por WhatsApp o por email desde la ficha de la reserva usando el botón Compartir.
- Los datos del check-in se reutilizan automáticamente: si un cliente repite, Buky rellena automáticamente los campos que ya completó en una reserva anterior (hasta 90 días por defecto).
Preguntas frecuentes
¿El cliente no ha recibido el email de check-in, qué hago?
Abre la ficha de la reserva y pulsa de nuevo Enviar Email. También puedes copiar el enlace directamente desde la zona naranja y enviárselo por WhatsApp. Verifica que el email del cliente es correcto. Si sigue sin llegar, puede estar en la carpeta de spam.
¿Puedo ver quién ha completado el check-in y quién no?
Sí. En el listado de reservas, activa el filtro «Reservas con check-in online pendiente» para ver solo las que faltan. Dentro de cada reserva, la ficha muestra el estado individual de cada participante. Desde el calendario de actividades, se muestra el icono del estado del check-in individual de cada participante.
¿Se puede hacer el check-in desde el admin en lugar del cliente?
El check-in online está pensado para que lo complete el propio cliente. Desde el admin puedes ver el estado y enviar el enlace, pero el formulario lo rellena el cliente. Si necesitas registrar datos de un participante manualmente, puedes hacerlo editando la ficha del cliente directamente.