El calendario: vista general de ocupación
Juan José Vélez Medina · Equipo Bukyapp· 8 min de lectura·Actualizado 11 jun 2026Gestiona tus sesiones de actividades desde el calendario: consulta la ocupación, el personal asignado y crea nuevas sesiones en cinco vistas
El calendario es la herramienta principal para gestionar las sesiones de tus actividades día a día. Desde aquí puedes ver de un vistazo qué sesiones tienes programadas, cuántas plazas quedan en cada una, qué personal está asignado y crear nuevas sesiones sobre la marcha.
Esta página explica cómo consultar y navegar el calendario (vistas, filtros y ocupación). Para crear y configurar sesiones en detalle —repetición semanal, capacidad, asignación de personal o duplicación automática—, consulta Añadir sesiones y gestionar el calendario.
Antes de empezar
- Necesitas tener al menos una actividad creada con sesiones programadas para que aparezcan en el calendario.
- Tu usuario debe tener permisos de administración o de visualización del calendario de actividades.
Acceder al calendario
Para abrir el calendario, ve al menú lateral y haz clic en Calendario > Actividades.
Se abrirá la vista del calendario con las sesiones del día actual.
Las vistas del calendario
El calendario tiene 5 vistas diferentes. Puedes cambiar entre ellas usando el selector de vista en la esquina superior derecha de la barra de herramientas.
Vista Día
Es la vista más detallada. Muestra las sesiones del día seleccionado en forma de tarjetas grandes. Cada tarjeta incluye:
- Hora de inicio y fin de la sesión
- Ocupación: número de reservas sobre la capacidad total (por ejemplo, 2/8)
- Nombre de la actividad
- Personal asignado (si lo hay)
- Localización (si está configurada)
- Un campo de notas editable directamente desde la tarjeta
En la parte superior aparece un resumen con el total de horas de sesiones programadas para el día.
Vista rápida
La vista rápida muestra las sesiones del día agrupadas por actividad en filas horizontales. Cada fila lleva el nombre de la actividad a la izquierda y las sesiones posicionadas según su hora en el eje horizontal, con un encabezado de franjas horarias en la parte superior.
Es útil para ver de un vistazo la distribución de sesiones por tipo de actividad, especialmente cuando gestionas varias actividades simultáneas a lo largo del día.
Vista Semana
Muestra los 7 días de la semana con las sesiones apiladas verticalmente dentro de cada día. Las sesiones aparecen como bloques de color con su hora de inicio y ocupación, lo que permite ver la carga de trabajo de la semana completa de un vistazo.
Vista Mes
Ofrece una perspectiva mensual completa. Las sesiones aparecen como barras de color dentro de cada día del mes, mostrando la hora de inicio y el nombre de la actividad. Cada color corresponde a una actividad diferente. Las celdas crecen con el contenido, de modo que los días con muchas sesiones se muestran completos sin truncar.
Vista Agenda
Es un listado cronológico de todas las sesiones del mes, presentado como una lista vertical. Resulta útil para visualizar desde el móvil o para obtener un resumen lineal de las sesiones.
Qué información muestra cada sesión
Cada sesión en el calendario muestra:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Hora | Hora de inicio (y fin en vista Día) |
| Ocupación | Reservas actuales / capacidad máxima (ej: 3/8) |
| Actividad | Nombre de la actividad asociada |
| Personal | Instructor o monitores asignados |
| Localización | Punto de encuentro o lugar de la sesión |
| Color | Cada actividad tiene un color para identificarla rápidamente |
| Notas | Campo de texto libre para apuntes internos (solo en vista Día y Agenda) |
Las sesiones de actividades desactivadas y sin reservas aparecen con un indicador de "bloqueada" y con menor opacidad.
Ver el detalle de una sesión
Haz clic en cualquier sesión del calendario para abrir su ficha completa. Se abre un panel a pantalla completa con varias secciones:
Desde aquí puedes:
- Ver y gestionar las reservas de la sesión
- Crear una nueva reserva directamente
- Modificar la configuración de la sesión (capacidad, personal, horario)
- Enviar mensajes a los participantes
- Descargar un informe de la sesión en PDF o CSV
- Eliminar la sesión
En la lista de reservas de la sesión, cada participante muestra los extras que ha contratado (alquiler de material, seguro, transporte, etc.) directamente en la ficha, sin necesidad de abrir cada reserva una a una. Estos extras también son visibles en el calendario que compartes con tus clientes, de modo que tanto tu equipo como ellos ven de un vistazo qué ha añadido cada persona.
Filtrar sesiones
El calendario incluye un panel de filtros que puedes abrir y cerrar con el botón de colapso en la esquina derecha. Los filtros disponibles son:
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Personal | Muestra solo las sesiones asignadas al personal seleccionado |
| Actividades | Filtra por una o varias actividades concretas |
| Solo sesiones con reservas | Oculta las sesiones vacías |
| Tramo horario | Permite acotar las sesiones que se muestran en el calendario a un rango de horas determinado (por ejemplo, de 10:00 a 14:00) |
| Etiquetas | Filtra por las etiquetas que hayas asignado a tus actividades |
| Localizaciones | Muestra solo sesiones en las localizaciones seleccionadas |
Los filtros se aplican automáticamente al seleccionarlos. Para quitarlos todos, pulsa el botón Limpiar al final del panel.
Opciones de visualización
Haz clic en el icono de engranaje de la barra de herramientas para acceder a las opciones de visualización:
- Sesiones agrupadas por horas: en la vista Día, agrupa las sesiones que empiezan a la misma hora en bloques. Útil cuando tienes muchas sesiones simultáneas. Además, si tienes actividades con embarcación asignada, esta opción activa la cabecera de barco que agrupa visualmente las sesiones por embarcación (ver la sección siguiente).
- Gráfico volumen de reservas: muestra un gráfico de líneas en la parte superior del calendario que indica cuántas personas tienes a lo largo del día o del período seleccionado.
Agrupación de sesiones por embarcación
Si trabajas con actividades náuticas o cualquier actividad que utilice barcos, el calendario puede agrupar automáticamente las sesiones que comparten la misma embarcación bajo una cabecera de barco unificada. Esto te permite gestionar la capacidad del barco, la tripulación y los manifiestos de embarque directamente desde el calendario, sin tener que abrir cada sesión por separado.
ℹ️ Esta sección explica cómo aparece la cabecera de barco en el calendario. La configuración y gestión completa de barcos —vincular embarcaciones, reglas de exclusión, asignación de tripulación y descarga de manifiestos— se documenta en Gestionar barcos y el multiembarque.
Cómo activarlo
Ve a Opciones de calendario (icono de engranaje en la barra de herramientas) y activa Sesiones agrupadas por horas. Si hay sesiones con un barco asignado en el día que estás viendo, aparecerá la cabecera de barco encima de las sesiones agrupadas.
Qué muestra la cabecera de barco
Cada cabecera de barco incluye:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Icono de barco | Identifica visualmente el bloque como un grupo de embarcación |
| Nombre del barco | Nombre de la embarcación (y de la unidad, si hay varias) |
| Hora de salida | La hora de salida de la primera sesión del grupo |
| Badge de ocupación | Muestra la ocupación actual y la capacidad total del barco (ej: 1/12 Pax). Haz clic en la cifra de capacidad para editarla directamente |
| Tripulación | Avatares de los miembros de tripulación asignados. Si alguno tiene un conflicto de horario con otra sesión, aparecerá un indicador rojo |
| Notas de embarque | Campo de texto editable para apuntes de la salida (condiciones del mar, instrucciones especiales, etc.) |
| Menú de descarga | Tres puntos para descargar el manifiesto de embarque en CSV o PDF |
Ocupación segmentada del barco
Al pasar el ratón por encima del badge de ocupación, aparece un tooltip con el desglose detallado de la capacidad:
La barra de ocupación está dividida por colores según el tipo de ocupante:
- Participantes: clientes con reserva
- Instructores: personal asignado a las sesiones del barco
- Tripulación: personal asignado como tripulación del barco (desde la cabecera)
- Libre: plazas disponibles
Para modificar la capacidad del barco en esa salida, haz clic directamente en el número de capacidad del badge. Se abrirá un campo de texto donde puedes escribir el nuevo valor y pulsar Enter para guardar.
Gestionar la tripulación
Haz clic en el botón de tripulación (icono de persona con +) en la cabecera del barco para abrir el selector de tripulación. Desde ahí puedes:
- Añadir miembros de tripulación para esa salida
- Eliminar miembros existentes
- Ver si algún miembro tiene un conflicto porque ya está asignado a otra sesión en el mismo horario
La tripulación del barco es independiente del personal asignado a las sesiones individuales. Un instructor asignado a una sesión y un tripulante del barco ocupan plazas distintas en el cálculo de capacidad.
Descargar el manifiesto de embarque
Haz clic en los tres puntos (menú kebab) de la cabecera del barco para acceder a las opciones de descarga:
- Descargar CSV: exporta los datos de check-in y embarque de todas las sesiones del barco en formato CSV
- Descargar PDF: genera un documento PDF con la información de embarque, configurable según tus preferencias
El manifiesto incluye los datos de todas las sesiones agrupadas bajo esa embarcación para la fecha seleccionada.
Sistema de predicción
Si una sesión no tiene barco asignado pero el sistema detecta que probablemente acabará en un barco concreto (por ejemplo, porque la actividad suele operar con esa embarcación o por el patrón de asignación habitual), la sesión aparece igualmente dentro del grupo de ese barco en el calendario, marcada como "Auto" seguida del nombre del barco previsto.
Esta predicción es solo orientativa: te ayuda a planificar la distribución de sesiones antes de confirmar la asignación definitiva. Las sesiones marcadas como previstas no cuentan en la ocupación real del barco — solo se contabilizan las que tienen asignación confirmada.
La predicción está disponible en las vistas Día y Vista rápida.
Crear una nueva sesión
Haz clic en el botón + de la barra de herramientas (o haz clic en un hueco vacío del calendario en las vistas Semana/Mes). Se abrirá un asistente para crear una nueva sesión:
- Selecciona la actividad de la lista de productos disponibles. Puedes usar el buscador para encontrarla rápidamente.
- A continuación se abrirá el formulario de configuración de la sesión donde podrás definir fecha, hora, capacidad, personal y demás opciones.
Para más detalles sobre cómo configurar sesiones, consulta Añadir sesiones y gestionar el calendario.
Consejos
- Usa la vista Día para el trabajo diario de gestión de reservas y asignación de personal. Es la que más información ofrece de cada sesión.
- La vista rápida es ideal para ver de un vistazo qué actividades y salidas de barco tienes programadas y cómo se distribuyen a lo largo del día.
- La vista Mes es ideal para planificar a medio plazo y detectar días con pocas sesiones o con mucha carga.
- Activa el gráfico de volumen en días de mucha actividad para ver rápidamente en qué franjas horarias tienes más personas.
- Usa los filtros por personal para ver la carga de trabajo de cada instructor o monitor.
- Las notas de sesión son útiles para apuntar indicaciones del día (condiciones del mar, cambios de última hora, etc.) sin necesidad de abrir la ficha completa.
- Si trabajas con embarcaciones, activa la agrupación por horas para ver la cabecera de barco y gestionar la ocupación global y la tripulación sin abrir cada sesión una a una.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo ninguna sesión en el calendario?
Comprueba que tienes actividades creadas con sesiones programadas para las fechas que estás consultando. Revisa también que no tengas filtros activos que estén ocultando sesiones.
¿Puedo cambiar la hora o el personal de una sesión desde el calendario?
Sí. Haz clic en la sesión para abrir su ficha y ve a la sección de Configuración. Ahí puedes modificar la hora, la capacidad y el personal asignado.
¿Qué significan los colores de las sesiones?
Cada actividad tiene un color asignado que se configura en la ficha de la actividad. Esto permite identificar visualmente qué tipo de actividad es cada sesión sin necesidad de leer el texto.
¿Por qué no veo la cabecera de barco en el calendario?
Asegúrate de que tienes activada la opción Sesiones agrupadas por horas en las opciones de calendario (icono de engranaje). Además, necesitas tener sesiones con un barco asignado en el día que estás visualizando. Si tus actividades no tienen embarcación vinculada, la cabecera no aparecerá.
¿Puedo editar la capacidad del barco directamente desde el calendario?
Sí. Haz clic en la cifra de capacidad del badge de ocupación en la cabecera del barco. Se abrirá un campo editable donde puedes escribir el nuevo valor y pulsar Enter.