Gestionar el personal (instructores y monitores)
Gabriel Gómez Pérez · Equipo Bukyapp· 5 min de lectura·Actualizado 26 may 2026Añade y gestiona los miembros de tu equipo en Buky para asignarlos a sesiones, controlar su disponibilidad y consultar sus horas trabajadas en el informe de personal.
En Buky puedes registrar a las personas que forman parte de tu equipo — instructores, monitores, guías o cualquier personal que participe en tus actividades. Esto te permite asignarlos a sesiones, controlar su disponibilidad y compartir con ellos su propio calendario de trabajo.
Esta página trata del personal operativo (instructores/monitores), que no accede al panel. Si quieres dar acceso al panel a alguien de tu equipo con usuario y permisos, consulta Gestionar usuarios y permisos.
Antes de empezar
- Necesitas tener al menos una actividad creada si quieres asignar personal a sesiones.
- Solo los administradores de la cuenta pueden gestionar el equipo.
Ver el listado de personal
Para acceder al equipo, ve a Recursos > Personal en el menú de navegación superior.
Verás la lista con todos los miembros de tu equipo, mostrando su foto, nombre, estado (activado o desactivado), si tienen el calendario compartido, y la fecha en que fueron añadidos.
Puedes filtrar el listado por estado (activado o desactivado) usando el icono de filtros que aparece junto al título.
Añadir un nuevo miembro
1. Crear el miembro
Haz clic en el botón + que aparece en la parte superior del listado.
Se abrirá el formulario de creación con la pestaña Descripción activa.
2. Rellenar los datos básicos
Completa los siguientes campos:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre | El nombre de la persona tal como aparecerá en el sistema y en el calendario público. | Sí |
| Email para notificaciones | Dirección de correo donde la persona recibirá avisos automáticos. | No |
| Idiomas | Los idiomas que domina esta persona. Útil para asignarla a sesiones en función del idioma del cliente. | No |
Haz clic en Guardar para crear el miembro.
3. Añadir una foto
Una vez guardado, se activa la pestaña Fotos. Aquí puedes subir una imagen destacada de la persona que se mostrará en los listados dentro del administrador.
4. Configurar la disponibilidad
En la pestaña Disponibilidad encontrarás un calendario semanal. Aquí puedes marcar los bloques de tiempo en los que esta persona no está disponible (vacaciones, días libres, etc.).
Haz clic en una celda del calendario para crear un bloque de indisponibilidad. Esto evitará que se le asignen sesiones en ese horario.
Editar un miembro existente
Haz clic sobre cualquier miembro del listado para abrir su ficha. Verás las mismas pestañas que al crear (Descripción, Fotos y Disponibilidad), además de los botones de acción en el panel derecho.
Compartir el calendario con el staff
Si quieres que un miembro del equipo pueda ver sus propias sesiones asignadas desde su móvil o desde aplicaciones como Google Calendar, puedes activar la opción Compartir calendario en la pestaña de Disponibilidad.
Al activarlo, Buky genera un enlace único que puedes enviar a esa persona. Desde ahí podrá consultar solo sus sesiones asignadas.
Desactivar o eliminar un miembro
En la ficha de cualquier miembro existente, el panel derecho ofrece dos opciones:
- Desactivar: El miembro deja de aparecer como disponible para asignarse a sesiones, pero se conserva en el sistema. Puedes reactivarlo en cualquier momento.
- Eliminar: Borra definitivamente al miembro. Se eliminará también de todas las actividades donde estuviera asignado.
Consejo: Si alguien deja de trabajar temporalmente, es mejor desactivar en lugar de eliminar. Así conservas su historial y puedes reactivarlo cuando vuelva.
Estadísticas e informes de personal
Buky incluye un informe de Horas del personal dentro de la sección de estadísticas. Este informe muestra cuánto tiempo ha trabajado cada miembro del equipo en un período determinado, desglosado por actividad.
Tipos de horas
El informe distingue dos métricas:
| Métrica | Qué cuenta |
|---|---|
| Programadas | Todas las sesiones en las que el monitor estaba asignado durante el período, tengan o no reservas. |
| Impartidas | Solo las sesiones que efectivamente tuvieron reservas de clientes. Es la referencia para calcular las horas reales trabajadas. |
Cómo se calculan las horas impartidas
Las horas impartidas se calculan por unión de intervalos de tiempo. Esto significa que si un monitor cubre varias sesiones simultáneas, el tiempo común se cuenta una sola vez.
Por ejemplo: si un monitor está asignado a tres sesiones de surf simultáneas de 10:00 a 12:00, sus horas impartidas serán 2 horas (el tiempo real que estuvo trabajando), no 6 horas. Este cálculo refleja fielmente el tiempo dedicado de cara a nóminas y planificación.
Monitores con sesiones solapadas
Cuando un monitor tiene sesiones que se solapan en el tiempo, Buky lo marca con un asterisco (*) junto a su nombre en el informe y en el PDF descargable.
Al pie del PDF aparece una nota aclaratoria: las horas por actividad son sumas simples (pueden contar tiempo común entre sesiones simultáneas), pero el Total refleja siempre las horas reales trabajadas tras aplicar la unión de intervalos.
Esto es especialmente útil para negocios donde un mismo monitor imparte varias actividades a la vez — por ejemplo, un instructor de surf que supervisa varios grupos en la misma franja horaria.
Consejos
- Mantén actualizada la disponibilidad de cada persona. Si un instructor está de vacaciones y no lo marcas, Buky podría permitir reservas que después no puedas cubrir..
- Consulta el informe de horas del personal periódicamente para tener un control preciso del tiempo trabajado por cada miembro, especialmente si gestionas nóminas por horas.
Preguntas frecuentes
¿El personal necesita tener una cuenta de usuario en Buky?
No. Los miembros del equipo (staff) y los usuarios de la cuenta son cosas independientes. El staff se gestiona desde Recursos > Personal, y los usuarios desde la sección de Miembros (consulta Gestionar usuarios y permisos). Un miembro del staff solo necesita que le des de alta con su nombre — no necesita email ni contraseña para acceder a Buky.
¿Puedo asignar personal a las sesiones de una actividad?
Sí. Una vez que tienes miembros creados, puedes vincularlos a cada actividad desde la configuración de la actividad (pestaña Personal). Después, al añadir sesiones en el calendario, podrás asignar personal concreto a cada sesión.
¿Qué pasa si elimino a alguien que tiene sesiones asignadas?
Las sesiones pasadas se mantienen como estaban, pero el miembro se elimina de las actividades donde estaba disponible. Las sesiones futuras que tuviera asignadas quedarán sin personal asignado.
¿Por qué el total de horas impartidas no coincide con la suma por actividad?
Esto ocurre cuando un monitor tiene sesiones simultáneas en distintas actividades. El desglose por actividad muestra la suma simple de cada una, pero el total aplica la unión de intervalos para reflejar las horas reales. Los monitores afectados aparecen marcados con un asterisco (*) en el informe.