Control de personal: disponibilidad por recursos de staff
Gabriel Gómez Pérez · Equipo Bukyapp· 3 min de lectura·Actualizado 26 may 2026Configura qué monitores necesitas por sesión y activa el modo estricto para que Buky bloquee reservas sin personal disponible
Buky te permite controlar qué monitores e instructores están disponibles para cada actividad y cuántos necesitas por sesión. Si activas el modo estricto, el sistema bloquea automáticamente las reservas en sesiones que no tengan suficiente personal asignado, evitando que se vendan plazas sin cobertura.
Antes de empezar
- Necesitas tener al menos un miembro del equipo dado de alta en tu cuenta. Si aún no lo has hecho, consulta Gestionar el personal (instructores y monitores).
- Si quieres que tu personal reciba notificaciones por email, asegúrate de rellenar el campo Email en la ficha de cada miembro del staff. Ese email se utiliza en las automatizaciones de email.
Paso a paso
1. Abre la actividad y ve a la pestaña Personal
Desde el menú lateral, accede a Productos > Actividades y haz clic en la actividad que quieras configurar. En el modal de edición, selecciona la pestaña Personal.
2. Elige tu personal disponible
En la sección Personal disponible en orden de preferencia, pulsa + Añadir persona para incorporar monitores o instructores a esta actividad. El orden en el que aparecen es el orden de preferencia que Buky usará para la asignación automática.
3. Configura el modo de control
Tienes dos opciones principales:
Permitir elegir instructor por persona: si marcas esta casilla, tus clientes podrán seleccionar un instructor concreto para cada participante al hacer la reserva.
Impedir reserva si no hay personal disponible (Modo estricto): al activar esta opción, Buky comprueba si hay suficiente personal disponible antes de permitir una reserva. Si no lo hay, la sesión se bloquea automáticamente en el calendario y los clientes no pueden reservar.
4. Ajusta las opciones del modo estricto
Cuando activas el modo estricto aparecen dos opciones adicionales:
- Personal necesario por sesión: indica cuántos monitores o instructores hacen falta como mínimo para impartir una sesión. Si una sesión no tiene ese número de personal asignado y disponible, queda bloqueada.
- Asignar el personal de la siguiente lista de forma aleatoria: en lugar de seguir el orden de preferencia de la lista, Buky asigna el personal disponible de forma aleatoria entre los que figuran en la lista.
5. Guarda los cambios
Pulsa Guardar para aplicar la configuración. Si la actividad ya tiene sesiones creadas, Buky te preguntará si quieres propagar el cambio a todas las sesiones existentes.
Cómo funciona en las sesiones
La configuración de personal de la actividad se hereda en cada sesión. Al abrir una sesión en el calendario y acceder a la pestaña Configuración, verás la sección de personal con:
- Selector de personal: puedes asignar monitores concretos o seleccionar Automático para que Buky elija según la lista de la actividad y su disponibilidad.
- Indicador de modo: debajo del selector aparece si la sesión opera en Modo estricto o Modo flexible. Este valor se hereda de la actividad.
Para más información sobre la gestión de sesiones, consulta Añadir sesiones y gestionar el calendario.
Campos y opciones
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Permitir elegir instructor por persona | Los clientes pueden seleccionar un instructor concreto para cada participante al reservar |
| Impedir reserva sin personal (Modo estricto) | Bloquea reservas en sesiones sin suficiente personal disponible |
| Personal necesario por sesión | Número mínimo de monitores requeridos para impartir cada sesión (solo con modo estricto) |
| Asignar de forma aleatoria | Distribuye el personal aleatoriamente en lugar de seguir el orden de preferencia |
| Personal disponible | Lista de monitores/instructores habilitados para esta actividad, en orden de preferencia |
Consejos
- Si solo tienes un monitor por actividad, puedes dejar el modo flexible y asignar manualmente en el calendario. El modo estricto es más útil cuando tienes un equipo grande y quieres automatizar el control.
- Revisa la lista de personal disponible periódicamente: si un miembro del equipo deja de trabajar contigo, retíralo de las actividades para evitar asignaciones incorrectas.
- El modo estricto se propaga a las sesiones existentes cuando guardas. Si prefieres que solo aplique a sesiones nuevas, no aceptes la propagación.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si activo el modo estricto y ninguna sesión tiene personal asignado?
Todas las sesiones de esa actividad quedarán bloqueadas hasta que asignes personal suficiente. Los clientes no podrán reservar esas sesiones desde la tienda.
¿Puedo cambiar el personal asignado sesión por sesión?
Sí. La configuración de la actividad define los valores por defecto, pero puedes modificar la asignación de personal en cada sesión individual desde el calendario.
¿Qué es la opción "Automático" en el selector de personal de la sesión?
Cuando seleccionas Automático, Buky asigna el personal disponible siguiendo el orden de preferencia (o aleatoriamente, si así lo configuraste) de la lista de la actividad. No necesitas elegir manualmente quién cubre cada sesión.