Añadir sesiones y gestionar el calendario
Gabriel Gómez Pérez · Equipo Bukyapp· 6 min de lectura·Actualizado 26 may 2026Crea y gestiona sesiones en el calendario, controla el aforo, asigna personal manual o automáticamente y duplica sesiones cuando hay monitores libres.
Las sesiones son los bloques horarios en los que tus clientes pueden reservar una actividad. Desde el calendario puedes crear sesiones individuales o series semanales, ver la ocupación de cada franja, gestionar el personal asignado y organizar las salidas por vehículo (barco).
Antes de empezar
- Necesitas tener al menos una actividad creada (ve a Productos → Actividades).
- Si vas a asignar personal, asegúrate de tener monitores dados de alta en Personal.
- Si usas barcos o vehículos, configúralos primero en Productos → Alquileres → Recursos como tipo "Vehículo".
El calendario de actividades
Para acceder al calendario, haz clic en Calendario → Actividades en el menú superior.
El calendario tiene varias vistas (Día, Semana, Mes, Agenda y Vista rápida), filtros y opciones para leer la ocupación de un vistazo. Esta página se centra en crear y gestionar las sesiones; para el detalle de las vistas, los filtros y cómo interpretar la ocupación, consulta El calendario: vista general de ocupación.
La vista Día es la más completa: muestra cada sesión como una tarjeta con la hora, el nombre de la actividad, el contador de ocupación (plazas reservadas / capacidad máxima) y el monitor asignado, y te permite abrir cualquier sesión haciendo clic sobre ella.
La vista Semana te da una panorámica rápida de toda la programación semanal:
Crear una sesión nueva
1. Abre el formulario de creación
Haz clic en el botón "+" en la esquina superior del calendario. Se abrirá un selector con todas tus actividades.
2. Selecciona la actividad
Elige la actividad para la que quieres crear la sesión. El formulario de configuración se abrirá automáticamente.
3. Configura la fecha y hora
Rellena los campos:
- Inicio de actividad: fecha y hora en que comienza la sesión.
- Fin de actividad: fecha y hora en que termina.
4. Establece la capacidad máxima
Indica el número máximo de plazas disponibles en el campo Capacidad máxima. Cuando se agoten las plazas, la sesión aparecerá como completa en tu tienda pública.
5. Repite semanalmente (opcional)
Si esta sesión se repite cada semana, marca la casilla "Repetir semanalmente hasta...":
- Hasta: selecciona la fecha en que deja de repetirse la sesión.
- Días de la semana: marca los días en que quieres que se genere la sesión (Lu, Ma, Mi, Ju, Vi, Sá, Do).
Buky creará automáticamente una sesión para cada día seleccionado dentro del rango de fechas.
6. Asigna personal y vehículo (opcional)
- Vehículo: si tu actividad está vinculada a un barco u otro vehículo, puedes asignarlo aquí. La opción "Automático" asigna el vehículo disponible de forma automática.
- Personal: selecciona los monitores o instructores que impartirán esta sesión. Consulta la sección «Asignación automática de personal» más abajo para conocer el modo automático.
7. Guarda la sesión
Haz clic en Guardar. Si creaste una serie semanal, todas las sesiones aparecerán en el calendario de una vez.
Gestionar sesiones existentes
Ver los detalles de una sesión
En la vista Día, haz clic sobre cualquier sesión del calendario para abrir su panel de detalles.
El panel tiene tres pestañas:
- Reservas: lista de reservas asociadas a esa sesión con los datos del cliente, importe y estado del pago. Desde aquí puedes añadir una nueva reserva con el botón "+ Nueva reserva".
- Configuración: campos de fecha, hora, repetición, capacidad y personal.
- Mensajes: comunicaciones enviadas a los participantes de esta sesión.
Modificar la configuración
Haz clic en la pestaña Configuración para cambiar los datos de la sesión:
Puedes modificar:
- Fechas y horas de inicio/fin.
- Patrón de repetición semanal y días activos.
- Capacidad máxima.
- Personal asignado.
Al guardar cambios en una sesión que pertenece a una serie, Buky te preguntará si quieres aplicar el cambio solo a esta sesión, a esta y las siguientes, o hasta una fecha determinada.
Asignación automática de personal
Al asignar personal a una sesión, el selector muestra una opción destacada "🤖 Automático". Al activarla, Buky elige automáticamente los monitores según el orden de prioridad configurado en la actividad y la disponibilidad en ese horario.
Debajo del selector verás la etiqueta "Modo estricto" o "Modo flexible", que indica cómo se comporta la sesión cuando no hay personal disponible:
- Modo estricto: la sesión no será reservable si no hay ningún monitor disponible en ese horario.
- Modo flexible: la sesión se puede reservar aunque no tenga personal asignado.
Este modo se configura en la ficha de la actividad (pestaña Personal → "Impedir reserva sin personal"). Para el detalle de la configuración de personal por actividad y el modo estricto, consulta Control de personal: disponibilidad por recursos de staff.
Duplicar sesión automáticamente
Si tu actividad trabaja en modo estricto y tienes varios monitores, puedes activar la opción "Duplicar la sesión si existe personal disponible" al crear una sesión nueva. Con esta opción, cuando una sesión se llena, Buky crea automáticamente una sesión adicional en el mismo horario siempre que haya un monitor libre para cubrirla.
Al marcar esta opción aparece el campo "Máximo de duplicaciones", donde puedes limitar cuántas sesiones adicionales se crean. Si lo dejas vacío, no hay límite (Buky seguirá creando sesiones mientras haya monitores disponibles). Un valor de 0 equivale a desactivar la duplicación.
Esta opción solo aparece al crear sesiones nuevas, no al editar sesiones existentes.
Opciones del calendario
En la barra superior del calendario hay un botón de opciones (icono de engranaje) que despliega configuraciones adicionales:
- Sesiones agrupadas por horas: cambia la vista para agrupar las sesiones por franja horaria en lugar de mostrarlas en columnas individuales. Muy útil cuando tienes muchas sesiones simultáneas y quieres ver la ocupación por hora de un vistazo. Esta opción también activa las cabeceras de barco si tienes sesiones con vehículo asignado.
- Gráfico volumen de reservas: muestra un gráfico con el volumen de reservas en la parte superior del calendario.
Sesiones agrupadas por horas y cabecera de barco
Cuando activas "Sesiones agrupadas por horas", las sesiones se organizan bajo cabeceras de hora (09:00, 10:00, 11:00…):
Si tus sesiones tienen un barco asignado, verás además una cabecera de barco que agrupa todas las sesiones que comparten ese vehículo y horario de salida. Desde la cabecera puedes:
- Ver la capacidad total del barco.
- Descargar el listado de pasajeros en CSV o PDF.
- Gestionar la tripulación asignada.
Para más detalles sobre la configuración de barcos, consulta Gestionar barcos y el multiembarque.
Asignar un barco rápidamente
Si tu actividad está vinculada a vehículos, cada sesión muestra un icono de barco en el calendario. Al hacer clic se abre un selector rápido para cambiar el barco asignado sin entrar al formulario completo:
Selecciona el barco deseado y haz clic en Guardar. La opción "Automático" deja que Buky asigne el primer barco disponible.
Campos y opciones
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Inicio de actividad | Fecha y hora de comienzo de la sesión | Sí |
| Fin de actividad | Fecha y hora de finalización | Sí |
| Capacidad máxima | Número máximo de plazas disponibles | No (sin límite si se deja vacío) |
| Repetir semanalmente | Genera sesiones recurrentes hasta la fecha indicada | No |
| Días de la semana | Días en que se repite la sesión (solo si Repetir está activo) | Sí (si repites) |
| Vehículo | Barco o vehículo asignado a la sesión | No |
| Personal | Monitores/instructores asignados (manual o automático) | No |
| Nota interna | Texto libre visible solo para el equipo | No |
| Duplicar sesión | Crea sesiones adicionales si hay monitores libres (solo modo estricto) | No |
| Máximo de duplicaciones | Límite de sesiones adicionales (vacío = sin límite) | No |
Consejos
- Crea series semanales en lugar de sesiones individuales: es mucho más rápido y puedes modificarlas en bloque después.
- Usa la vista Día para el trabajo diario: ves la ocupación de cada sesión y puedes abrir cualquiera con un clic.
- Si un monitor no está disponible un día concreto, edita solo esa sesión individual sin afectar al resto de la serie.
- Activa "Sesiones agrupadas por horas" cuando trabajes con barcos para tener visibilidad de todas las salidas del día.
- Si tienes varios monitores y quieres maximizar la ocupación, activa el modo estricto en la actividad y usa "Duplicar la sesión" con el modo automático de personal: Buky creará sesiones extra y asignará monitores sin intervención manual.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar una serie completa de sesiones?
Sí. Al eliminar una sesión que pertenece a una serie, Buky te preguntará si quieres borrar solo esa sesión o toda la serie. Las sesiones que ya tengan reservas asociadas no se eliminarán.
¿Qué pasa si cambio la capacidad de una sesión que ya tiene reservas?
Puedes reducirla, pero no por debajo del número de plazas ya reservadas. Buky no cancelará reservas existentes.
¿Cómo funciona la asignación automática de barco?
Cuando eliges "Automático", Buky asigna el primer barco disponible que no tenga conflicto con otra sesión en el mismo horario. Si todos los barcos están ocupados, la sesión queda sin vehículo y verás un aviso.
¿Qué diferencia hay entre modo estricto y modo flexible?
En modo estricto, la sesión desaparece de tu tienda pública si no hay ningún monitor disponible, evitando que un cliente reserve sin personal. En modo flexible, la sesión sigue visible y reservable aunque no tenga monitor asignado — tendrás que gestionarlo manualmente después.