Gestionar disponibilidad y aforo

Gabriel Gómez Pérez · Equipo Bukyapp· 7 min de lectura·Actualizado 11 jun 2026

Controla el aforo por sesión, ajústalo salida a salida y entiende cómo monitores, vehículos y exclusiones limitan la disponibilidad real.

Cada actividad en Buky tiene varios mecanismos que controlan cuántas personas pueden reservar y en qué condiciones. El aforo por sesión es el más directo, pero no es el único: la disponibilidad de monitores, la capacidad de los vehículos asignados y las reglas de exclusión entre actividades también influyen en las plazas reales que ve tu cliente. Esta guía cubre todos esos factores para que tengas una visión completa del control de disponibilidad.

Antes de empezar

• Necesitas tener al menos una actividad creada. Si aún no la tienes, consulta Crear tu primer producto y publicarlo.
• Para usar las funciones de vehículos compartidos y exclusiones, necesitas tener configurados vehículos en la sección de material. Consulta Gestionar barcos y el multiembarque para más detalles.
• Para controlar la disponibilidad por monitores, necesitas tener personal configurado. Consulta Gestionar el equipo (staff).

Configurar el aforo por defecto

El aforo por defecto se establece en la propia actividad y se aplica a todas las sesiones que crees a partir de ese momento.

1. Abre la actividad

Ve a Productos → Actividades y haz clic en la actividad que quieras configurar.

2. Ve a la pestaña Programación

Dentro del modal de la actividad, haz clic en la pestaña Programación. Aquí encontrarás el campo Personas por sesión.

Introduce el número máximo de personas que pueden reservar en cada sesión. Este valor será la capacidad por defecto: cada vez que crees una sesión nueva, heredará este número.

3. Sesiones privadas

En la misma pestaña, puedes marcar la opción Sesiones privadas. Si la activas, no se permitirán más reservas después de la primera — la sesión queda reservada en exclusiva para un único grupo.

Ajustar el aforo de una sesión individual

Cada sesión puede tener su propia capacidad, distinta de la que tiene la actividad por defecto.

1. Abre el calendario

Ve a Calendario de actividades (menú lateral). Selecciona la vista Día para ver las sesiones con detalle.

En el calendario, cada sesión muestra un indicador de ocupación con el formato reservados/capacidad (por ejemplo, "0/8" significa 0 plazas ocupadas de 8 disponibles).

2. Haz clic en la sesión

Al hacer clic en una sesión, se abre el formulario con los detalles. Ve a la pestaña Configuración.

El campo Capacidad máxima te permite cambiar el aforo solo para esa sesión en concreto, sin afectar al resto. Esto es útil para salidas especiales o días de mayor demanda.

Cómo afectan los monitores a la disponibilidad

Si tu actividad requiere personal (monitores, instructores, guías), su disponibilidad puede limitar las plazas ofertadas. Buky permite activar un modo de control estricto en el que las sesiones sin monitor disponible quedan bloqueadas para nuevas reservas.

Esto se configura en la pestaña Programación de la actividad, activando la opción Control de personal. Cuando está activo:

• Buky comprueba que hay al menos el número mínimo de monitores asignados antes de permitir reservas.
• Si un monitor se retira de una sesión y no queda personal suficiente, la sesión deja de aparecer como disponible.
• Se pueden crear sesiones adicionales automáticamente cuando hay monitores libres (desbordamiento de sesiones).

Para la configuración detallada del control de personal, consulta Control de personal: disponibilidad por recursos de staff.

Aforo y vehículos compartidos

Si tus actividades usan vehículos compartidos (barcos, autobuses, furgonetas...), la capacidad del vehículo entra en juego como un factor adicional de control del aforo.

Cómo afecta la capacidad del vehículo a las sesiones

Cada vehículo tiene su propia capacidad máxima de pasajeros. Cuando asignas un vehículo a una sesión, Buky tiene en cuenta esa capacidad a la hora de calcular las plazas disponibles. Si varias actividades comparten el mismo vehículo en la misma salida, la capacidad del vehículo se reparte entre todas las sesiones agrupadas en esa salida.

En la práctica:

• Si un barco tiene capacidad para 12 personas y hay dos actividades en la misma salida, la suma de reservados en ambas no puede superar las 12 plazas del barco.
• Al crear una sesión, puedes cambiar el vehículo asignado o la capacidad de esa salida concreta desde la pestaña Configuración del detalle de la sesión en el calendario.
• Para gestionar qué vehículos usa cada actividad y en qué orden de prioridad, ve a la pestaña Vehículos de la actividad.

Para la configuración completa del multiembarque, consulta Gestionar barcos y el multiembarque.

Exclusiones entre actividades

Cuando varias actividades comparten un mismo vehículo, puede haber actividades que no deban coincidir en la misma salida. En la pestaña Vehículos de la actividad, encontrarás dos secciones:

• Vehículos disponibles en orden de preferencia: los vehículos que puede usar esta actividad. Al crear una reserva, Buky asignará automáticamente el primero disponible de esta lista.
• Actividades excluidas: las actividades que NO pueden compartir vehículo con esta. Si un vehículo está siendo usado por una actividad excluida, las sesiones de esta actividad quedarán bloqueadas en ese tramo horario.

Las exclusiones son bidireccionales: si la actividad A excluye a B, automáticamente B también excluye a A.

Bloqueo cruzado vehículo-alquiler

Si un vehículo está alquilado a un cliente (como recurso de alquiler), las salidas de actividad que usen ese vehículo quedan automáticamente bloqueadas durante la franja horaria del alquiler. Y viceversa: si un vehículo tiene sesiones de actividad programadas, el alquiler de ese vehículo queda bloqueado en ese horario.

Este bloqueo es automático — no necesitas configurar nada. Buky detecta el solapamiento y lo gestiona:

• El calendario muestra la franja horaria bloqueada con un indicador visual.
• Al intentar reservar, el sistema impide asignar el vehículo si ya está ocupado por un alquiler o una actividad.

Establecer límites de reserva

Además del aforo por sesión, puedes controlar cuántas sesiones puede reservar cada persona. Esto se configura en la pestaña Condiciones de la actividad.

Estos límites se aplican en el proceso de reserva: si un cliente intenta superar el máximo, Buky no le permitirá continuar.

Cupo anual por localización

Por encima del aforo de cada sesión, Buky te permite fijar un límite anual de plazas para cada localización. En la ficha de la localización encontrarás el campo Personas máximas al año: el número máximo de plazas que quieres vender durante el año natural en ese lugar (déjalo a 0 o vacío para no aplicar ningún tope).

A medida que entran reservas, Buky lleva la cuenta de las plazas consumidas en cada localización a lo largo del año y te muestra el progreso con el formato reservados/cupo —por ejemplo, «Playa Central 45/50»— tanto en el calendario como en el proceso de reserva. Así controlas de un vistazo cuánto cupo anual te queda en cada sede.

Para configurar este límite y gestionar tus sedes, consulta Gestionar localizaciones.

Consejos

• Usa el aforo por defecto para el caso más habitual y ajusta solo las sesiones excepcionales. Así evitas tener que configurar cada sesión una por una.
• Revisa el calendario regularmente para ver la ocupación real. Los indicadores "reservados/capacidad" te dan una vista rápida del estado de cada sesión.
• Si usas control de personal, asegúrate de que los monitores están asignados antes de publicar sesiones. Sin personal suficiente, la sesión no aceptará reservas.
• Si trabajas con vehículos compartidos, configura las exclusiones de actividad antes de crear las sesiones para que los bloqueos se apliquen desde el primer momento.
• Ten en cuenta que la capacidad del vehículo puede ser inferior al aforo de la sesión — en ese caso, el factor limitante es el vehículo.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si cambio el aforo por defecto de la actividad?

Solo afecta a las sesiones que crees a partir de ese momento. Las sesiones existentes mantienen su capacidad actual. Si necesitas cambiar la capacidad de sesiones ya creadas, hazlo una a una desde el calendario.

¿Puedo tener sesiones con distinta capacidad dentro de la misma actividad?

Sí. Cada sesión tiene su propio campo de "Capacidad máxima" que puedes ajustar individualmente desde la pestaña Configuración de la sesión en el calendario.

¿Las exclusiones entre actividades afectan a todas las sesiones?

Solo afectan a las sesiones que comparten el mismo vehículo en el mismo tramo horario. Si las actividades usan vehículos distintos o no coinciden en horario, no hay bloqueo.

¿Un monitor que se da de baja bloquea las reservas?

Solo si tienes activado el control de personal en modo estricto. En ese caso, si no queda personal suficiente asignado a la sesión, Buky la marca como no disponible. Consulta Control de personal: disponibilidad por recursos de staff para los detalles.

¿Qué pasa si el vehículo tiene menos capacidad que el aforo de la sesión?

La capacidad del vehículo actúa como tope real. Aunque la sesión permita 15 personas, si el barco solo admite 12, Buky bloqueará las reservas a partir de la plaza 12 en esa salida.