Gestionar barcos y el multiembarque

Gabriel Gómez Pérez · Equipo Bukyapp· 6 min de lectura·Actualizado 6 may 2026

Configura el multiembarque para vincular vehículos a actividades, controlar la capacidad por barco, agrupar pasajeros en salidas y descargar manifiestos

El multiembarque te permite vincular barcos u otros vehículos a tus actividades para controlar la capacidad por embarcación, agrupar pasajeros en salidas y descargar el manifiesto de cada salida. Esta función no está limitada a actividades náuticas: puedes usarla con cualquier tipo de vehículo (autobuses, furgonetas, todoterrenos…) en cualquier actividad.

Antes de empezar

• Necesitas tener al menos un recurso de tipo Vehículo creado en Recursos > Material.
• La actividad debe estar en modo Programado (con sesiones).

Conceptos clave

• Barco (Vehículo): un recurso de tipo Vehículo en tu catálogo de Material. Tiene una capacidad máxima de pasajeros.
• Unidades: cada barco puede tener varias unidades. Las unidades representan barcos iguales (por ejemplo, si tienes 3 catamaranes idénticos, serían 3 unidades de un mismo recurso).
• Salida: agrupa todas las sesiones que comparten el mismo barco y horario en un día. Se crea automáticamente cuando la primera reserva entra en una sesión con barco asignado.
• Asignación automática: cuando llega la primera reserva a una sesión, Buky asigna automáticamente el barco con más prioridad que tenga capacidad disponible. Si esa sesión se queda vacía (todas las reservas se cancelan), el barco se libera.

Paso a paso

1. Crear un barco en Recursos

Ve a Recursos > Material en el menú lateral. Haz clic en el botón + para crear un nuevo recurso y selecciona el tipo Vehículo.

Rellena:

• Nombre: el nombre del barco (ej: "Catamarán Sol", "Velero Albatros").
• Capacidad: número máximo de pasajeros por unidad (incluye tripulación).

Al guardar, Buky crea automáticamente una primera unidad llamada "Unidad 1". Si tienes varios barcos iguales del mismo modelo, puedes añadir más unidades desde el mismo recurso.

2. Vincular barcos a una actividad

Abre la actividad que quieras configurar: ve a Productos > Actividades, haz clic en la actividad y luego en la pestaña Vehículos.

Aquí encontrarás dos secciones:

Vehículos disponibles (en orden de preferencia):

Añade los barcos que puede usar esta actividad. El orden determina la prioridad de asignación automática: cuando entra una reserva, Buky prueba primero con el barco que aparece más arriba en la lista.

Actividades excluidas:

Selecciona las actividades que no pueden compartir barco con esta. Si una de las actividades excluidas ya tiene pasajeros en un barco, Buky no asignará ese barco a tu actividad (y viceversa: la exclusión es bidireccional).

3. Ver las salidas en el calendario

Desde el Calendario de actividades (vista Día), activa la vista agrupada: haz clic en Opciones de calendario en la barra superior y selecciona Sesiones agrupadas por horas.

Cuando hay sesiones con barco asignado, verás la cabecera de barco encima de las sesiones agrupadas. La cabecera muestra:

• Icono de barco y nombre del vehículo.
• Hora de salida.
• Badge de ocupación (ej: "0 / 12 Pax").
• Botón de tripulación.
• Menú de descarga (tres puntos).

4. Asignar o cambiar el barco de una sesión

Haz clic en una sesión del calendario para abrir su formulario. Ve a la pestaña Configuración. En la sección Vehículo verás el barco actualmente asignado y podrás cambiarlo.

El selector muestra:

• Los barcos vinculados a la actividad (prioritarios), destacados.
• La ocupación actual de cada barco para ese horario (ej: "Velero Albatros 0/12 pax").
• Si hay algún conflicto (bloqueo por alquiler o exclusión entre actividades).

5. Descargar el manifiesto de embarque

Desde la cabecera del barco en el calendario, haz clic en el menú (⋮) de tres puntos. Aparecen las opciones:

• Descargar CSV: datos de check-in y embarque en formato CSV (separado por punto y coma, compatible con Excel).
• Descargar PDF: manifiesto en formato PDF para imprimir y llevar a bordo.

El manifiesto agrupa los participantes de todas las sesiones que comparten esa salida de barco, incluyendo datos del formulario de check-in de cada persona.

Cómo funciona la asignación automática

1. Creas sesiones en una actividad que tiene barcos configurados.
2. Llega la primera reserva a una sesión → Buky busca el primer barco con capacidad disponible (según el orden de prioridad configurado) y lo asigna a esa sesión.
3. Se crea una salida que agrupa esa sesión y cualquier otra del mismo barco en el mismo horario.
4. Si todas las reservas de una sesión se cancelan y queda vacía → el barco se libera automáticamente.

¿Qué pasa cuando un barco se llena?

El barco deja de estar disponible para nuevas sesiones en ese horario. Pero no se asigna automáticamente otro barco a las sesiones existentes. Si necesitas otra salida, crea una nueva sesión manualmente: esa nueva sesión recibirá el siguiente barco disponible cuando entre su primera reserva.

Reglas de exclusión y bloqueo

Exclusión entre actividades

Si configuras que la actividad A excluye a la actividad B:

• Un barco con pasajeros de B no se puede asignar a A.
• Un barco con pasajeros de A no se puede asignar a B.
• La exclusión se aplica bidireccionalmente: basta configurarla en una de las dos actividades.
• Los avisos aparecen en el selector de barco de la sesión y en la cabecera del calendario.

Bloqueo cruzado con alquileres

Si un barco también se usa como alquiler y tiene una reserva de alquiler en un horario, queda completamente bloqueado para actividades en ese momento. El selector de barcos lo indica como no disponible.

Tripulación

Desde la cabecera del barco en el calendario puedes asignar tripulación (monitores o personal de apoyo). Los monitores asignados como tripulación:

• Ocupan plazas de capacidad del barco.
• Se marcan como ocupados automáticamente para ese horario, evitando que se les asigne a otras sesiones simultáneas.

Campos y opciones

Consejos

• Ordena los barcos por prioridad: pon primero el que prefieras llenar antes (normalmente el más grande).
• Si necesitas más de una salida del mismo barco (porque el barco va y viene), crea sesiones en horarios distintos. Cada horario generará su propia salida.
• Usa las exclusiones para evitar mezclar grupos incompatibles en la misma embarcación.
• La capacidad del barco incluye tripulación: si tiene 12 plazas y asignas 2 tripulantes, quedan 10 para participantes.
• Descarga el manifiesto en PDF antes de cada salida como respaldo de seguridad.

Preguntas frecuentes

¿El multiembarque solo sirve para barcos?

No. Funciona con cualquier vehículo o recurso compartido: autobuses, furgonetas, todoterrenos, etc. El nombre "multiembarque" viene del caso de uso más habitual, pero en la interfaz se llama "Vehículos".

¿Qué pasa si un barco se llena?

El barco deja de estar disponible en ese horario. Buky no asigna otro barco automáticamente a las sesiones existentes. Si necesitas otra salida, crea una nueva sesión: al recibir su primera reserva, se le asignará el siguiente barco con capacidad.

¿Las unidades de un barco son camarotes o cubiertas?

No. Las unidades son barcos iguales (por ejemplo, 3 kayaks idénticos serían 3 unidades del recurso "Kayak"). No se usan para dividir un barco en zonas internas.

¿Puedo descargar el manifiesto de varias sesiones a la vez?

Sí. El manifiesto del barco ya agrupa todas las sesiones que comparten esa salida (mismo barco + mismo horario). El CSV y PDF incluyen los participantes de todas esas sesiones juntos.

¿Puedo cambiar el barco de una sesión que ya tiene reservas?

Sí. Desde la pestaña Configuración de la sesión puedes reasignar a otro barco. Las reservas existentes se mueven con la sesión.