Crear una reserva en modo invitación desde el admin
Juan José Vélez Medina · Equipo Bukyapp· 4 min de lectura·Actualizado 16 jun 2026Crea una reserva desde el admin y envía un enlace al cliente para que complete el pago de forma autónoma
El modo invitación te permite crear una reserva desde el panel de administración y enviar un enlace al cliente para que la complete y realice el pago por su cuenta. Es ideal para reservas telefónicas, presupuestos o cuando necesitas que el cliente confirme y pague de forma autónoma.
Antes de empezar
- Necesitas tener al menos un producto (actividad, alojamiento, pack, etc.) creado y con sesiones disponibles.
- Si quieres que el cliente pague online, asegúrate de tener configurada una pasarela de pago (Stripe, Paypal, Bizum o Redsys).
Paso a paso
1. Abre el listado de reservas y haz clic en «Reservar»
Ve a Reservas en el menú lateral. En la esquina superior derecha verás el botón verde Reservar. Haz clic en él para iniciar el asistente de creación.
2. Selecciona el tipo de producto
El asistente te preguntará qué tipo de producto quieres reservar. Elige la opción que corresponda (por ejemplo, Actividad).
3. Elige el producto, la fecha y la sesión
Selecciona el producto de la lista, escoge una fecha en el calendario y elige la sesión disponible. Usa los botones + y − para ajustar el número de personas. Cuando esté listo, haz clic en Confirmar en la parte superior.
4. Rellena los datos de contacto del cliente
En la pantalla del carrito, introduce al menos el nombre y el email del cliente en el panel izquierdo. El email es importante: si está disponible, BukyApp enviará automáticamente la invitación por correo electrónico.
5. Activa el modo invitación
En el panel derecho, marca la casilla Crear como invitación. Al activarla ocurren tres cosas automáticamente:
- Se activa Cobrar anticipo, porque el cliente realizará el pago a través del enlace.
- Aparece un selector de tiempo de expiración (por defecto 24 horas). Puedes elegir entre plazos predefinidos —desde 2 horas hasta 2 meses (2, 6, 12, 24, 48 y 72 horas; 1, 2 y 3 semanas; 1 y 2 meses)— o seleccionar Personalizado… para fijar un plazo a medida en días y horas (entre 2 horas y 60 días). La reserva se mantendrá guardada durante ese tiempo; si el cliente no la completa, caducará.
- Se marca Enviar email con invitación de reserva. Si prefieres compartir el enlace tú mismo (por ejemplo, por WhatsApp), puedes desmarcar esta opción.
Cuando todo esté listo, haz clic en Confirmar.
6. Comparte el enlace con el cliente
Tras confirmar, se abre la ficha de la reserva. Verás una alerta naranja indicando que es una invitación y mostrando el enlace que el cliente necesita para completarla.
Si no marcaste el envío automático por email, haz clic en Compartir para ver las opciones disponibles:
- Enviar por WhatsApp: abre WhatsApp con un mensaje predefinido que incluye el enlace.
- Copiar enlace: copia la URL para pegarla donde necesites.
¿Qué sucede después?
Una vez creada la invitación, la reserva queda en estado Pendiente hasta que el cliente complete el proceso:
- El cliente recibe el enlace (por email o Whatsapp).
- Abre el enlace en su móvil y ve el resumen de la reserva.
- Completa el pago con el método disponible.
- La reserva pasa automáticamente a estado Activa.
Antes de que la reserva caduque, BukyApp envía al cliente un email recordatorio cuyo aviso se adapta al plazo elegido: en plazos cortos (hasta 72 horas) lo manda una hora antes de caducar, y en plazos largos con unos dos días de margen. Si el cliente no completa la reserva antes de la fecha de caducidad, esta se cancela automáticamente y las plazas quedan libres.
Opciones y campos importantes
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Crear como invitación | Crea la reserva en modo pendiente y genera un enlace para que el cliente la complete. |
| Tiempo de expiración | Cuánto tiempo se mantendrá la reserva guardada. Plazos predefinidos desde 2 horas hasta 2 meses (2, 6, 12, 24, 48 y 72 horas; 1, 2 y 3 semanas; 1 y 2 meses) o un plazo personalizado en días y horas (entre 2 horas y 60 días). |
| Enviar email con invitación | Envía automáticamente un correo al cliente con el enlace de la reserva. Necesita que el campo email esté rellenado. |
| Cobrar anticipo | Se activa automáticamente con la invitación. El cliente realizará el pago a través del enlace. |
| Ocultar detalles de precios | Si lo marcas, el cliente solo verá el total de la reserva, sin desglose de precios ni descuentos. |
Consejos
- Si la reserva es urgente, usa un tiempo de expiración corto (2 o 6 horas) para que las plazas no queden bloqueadas mucho tiempo.
- Puedes crear la reserva de forma directa (sin invitación) si el cliente ya ha pagado en persona.
- Desde la ficha de la reserva siempre puedes volver a compartir el enlace haciendo clic en Compartir, incluso después de cerrar el modal.
- Si necesitas cancelar una invitación antes de que el cliente la complete, abre la reserva y haz clic en Cancelar.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el cliente no completa la invitación a tiempo?
La reserva caduca automáticamente y las plazas vuelven a estar disponibles. Puedes reactivar la reserva o crear una nueva invitación si lo necesitas.
¿Puedo cambiar el tiempo de expiración después de crear la reserva?
No, el tiempo de expiración se establece en el momento de la creación. Si necesitas más tiempo, cancela la reserva y crea una nueva invitación con un plazo mayor.
¿El email se envía automáticamente?
Solo si marcas la casilla «Enviar email con invitación de reserva» y el campo de email del cliente está rellenado. Si no marcas esa opción, verás un aviso indicándote que deberás compartir el enlace manualmente.