Crear formularios personalizados

Gabriel Gómez Pérez · Equipo Bukyapp· 8 min de lectura·Actualizado 11 jun 2026

Crea formularios personalizados para recopilar datos de clientes en el check-in online, sesiones o cualquier proceso de tu negocio

Los formularios personalizados te permiten recopilar información adicional de tus clientes. Puedes usarlos como parte del proceso de check-in online, como campos extra en las sesiones de una actividad, o simplemente para recoger datos específicos de tu negocio.

Antes de empezar

• Necesitas tener acceso al panel de administración de Buky.
• Si quieres vincular el formulario al check-in online, asegúrate de tener activado el módulo de check-in.

Paso a paso

1. Accede a la sección de Formularios

Ve a Recursos \> Formularios en el menú lateral. Verás el listado con todos los formularios que hayas creado, junto con su fecha de creación y el uso asignado (check-in online, campos de sesión, etc.).

2. Crea un nuevo formulario

Haz clic en el botón + de la esquina superior derecha. Se abrirá el editor de formularios con dos pestañas en la barra lateral izquierda: Formulario y Configuración.

Lo primero es darle un título al formulario. Si trabajas con varios idiomas, puedes escribir el título en cada uno usando las pestañas de idioma (Español, English, Català).

3. Añade campos al formulario

Haz clic en Añadir Campo para agregar una pregunta o campo de datos. Al añadir un campo, podrás elegir su tipo desde un desplegable.

Los tipos de campo disponibles son:

4. Configura cada campo

Una vez añadido un campo, puedes personalizarlo:

• Texto de la pregunta: escribe la pregunta o etiqueta que verá el cliente (admite varios idiomas).
• Opciones (solo en campos de tipo Desplegable): añade las opciones haciendo clic en + Agregar.
• Requerido: marca esta casilla si el campo es obligatorio.

Puedes reordenar los campos arrastrándolos con el icono de arrastre (los puntos a la izquierda de cada campo). También puedes duplicar o eliminar un campo desde el menú de opciones (icono ⋮).

Ese mismo menú ⋮ esconde dos ajustes avanzados por campo —Mostrar en y Condiciones— que se explican más abajo.

5. Configura el uso del formulario (opcional)

Ve a la pestaña Configuración en la barra lateral izquierda. Aquí defines cómo se utilizará el formulario:

• Sin definir: el formulario queda disponible pero no se vincula automáticamente a ningún proceso.
• Campos de sesión por persona: los campos aparecerán en cada sesión de actividad para recoger datos por participante (por ejemplo, nivel de experiencia o talla de neopreno).
• Vincular formulario con check-in online: el formulario se incluirá como un paso adicional en el proceso de check-in online.

Si eliges check-in online o campos de sesión, puedes decidir a qué productos aplica:

• Todos los productos: se aplica a todas las reservas.
• Algunos productos: selecciona manualmente los productos donde aparecerá.
• Todos menos algunos productos: se aplica a todo excepto los que excluyas.

Opciones adicionales de check-in

Si vinculas el formulario al check-in online, aparecen opciones extra:

• Solicitar foto del documento de identidad: pide al cliente que suba una foto de su DNI o pasaporte.
• Solicitar firma: añade un paso de firma digital al final del formulario.
• Solicitar revisión siempre: obliga al cliente a revisar y confirmar los datos en cada check-in, aunque los haya rellenado en una reserva anterior.

6. Guarda el formulario

Haz clic en Guardar para crear el formulario. Aparecerá en el listado y, según la configuración que hayas elegido, empezará a mostrarse a tus clientes en el check-in o en las sesiones correspondientes.

Opciones avanzadas de cada campo

Cada campo tiene su propio menú de opciones (icono ⋮, arriba a la derecha del campo). Además de Duplicar y Eliminar, bajo el apartado VER encontrarás dos ajustes que se aplican a ese campo concreto: Condiciones y Mostrar en. Al activarlos, su panel correspondiente aparece dentro de la tarjeta del campo.

Mostrar en: dónde aparece la respuesta

El bloque Mostrar en decide en qué partes del panel se ve la respuesta que da el cliente a ese campo. Marca las casillas que necesites:

• Mostrar y permitir ediciones rápidas en la ficha del cliente. La respuesta queda visible en la ficha del cliente y puedes editarla directamente desde ahí.
• Mostrar como destacado en calendario de actividades y en el resumen de reserva. La respuesta se resalta en la vista de calendario y en el detalle de la reserva, para tenerla a la vista sin abrir el check-in.
• Mostrar acumulado en la sesión de actividad. Reúne las respuestas de todos los participantes de la sesión en un recuento agrupado (útil, por ejemplo, para ver cuántos eligieron cada nivel). \*Solo disponible en campos de tipo Desplegable.\*
• Crear abreviatura de pregunta para mostrar junto con la respuesta como destacado. Al marcarla aparece un campo extra (multilingüe) donde escribes una etiqueta corta; esa abreviatura acompaña a la respuesta cuando se muestra como destacada, para que ocupe menos espacio.

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La opción Mostrar acumulado en la sesión de actividad solo aparece en los campos Desplegable. En el resto de tipos (Fecha, texto, etc.) verás únicamente las otras tres casillas.

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Cuando un campo está marcado como destacado, el panel Mostrar en muestra además una casilla de alerta. Sirve para que Buky te avise automáticamente de datos críticos —un certificado médico caducado, un seguro vencido, una respuesta que requiere tu atención—. Lo explicamos en el siguiente apartado.

Alertas: avisa de campos que caducan o requieren atención

Las alertas convierten un campo del formulario en un aviso automático. Son ideales para datos que tienen fecha de validez (certificado médico, seguro, licencia, titulación) o para respuestas que necesitas vigilar (por ejemplo, que el cliente declare que no tiene seguro).

Cómo marcar un campo como alertable

La casilla de alerta solo aparece cuando se cumplen dos requisitos:

1. El campo es de tipo Fecha, Desplegable, Casilla de consentimiento u Opción Sí / No. (En el resto de tipos no se pueden configurar alertas.)
2. Has marcado, en el panel Mostrar en, la casilla Mostrar como destacado en calendario de actividades y en el resumen de reserva. La alerta se apoya en los campos destacados.

Según el tipo de campo, la casilla de alerta cambia:

• Campo de tipo Fecha → aparece la casilla Alertar cuando la fecha expire. Al marcarla se muestra debajo una segunda casilla, Validar fecha de expiración.

• Campo de tipo Desplegable, Casilla de consentimiento u Opción Sí / No → aparece la opción Alertar cuando el resultado sea, junto con un desplegable donde eliges el valor que disparará la alerta (una de las opciones del campo, o Sí / No en las casillas).

El aviso en la ficha de la sesión

Cuando un campo alertable cumple su condición, su respuesta aparece resaltada en rojo en la ficha de la sesión (dentro del calendario de actividades) y en el resumen de la reserva. Así detectas el problema de un vistazo, sin abrir el check-in de cada cliente.

• En los campos Fecha, el aviso en rojo aparece cuando activas Validar fecha de expiración: Buky compara la fecha que indicó el cliente (la caducidad del documento) con la fecha de la actividad y, si el documento caduca antes de la sesión, lo marca en rojo.
• En los campos Desplegable, Casilla de consentimiento y Opción Sí / No, el aviso en rojo aparece cuando la respuesta del cliente coincide con el valor que configuraste en Alertar cuando el resultado sea.

El correo automático al operador

Además del aviso visual, Buky envía un correo de alerta a la dirección de contacto de tu negocio en dos momentos:

• Al completar el check-in online. Si al terminar el check-in hay campos alertables que cumplen su condición (una fecha que caduca pronto o una respuesta marcada como crítica), recibes un correo con el nombre del cliente y los campos que requieren atención.
• Con antelación, de forma automática. Cada día Buky revisa los campos de fecha alertables y te avisa por correo de los documentos que caducan dentro de 7 días. Así tienes margen para pedir al cliente que renueve, por ejemplo, su certificado médico o su seguro antes de la actividad.

El correo se envía al email de contacto configurado en tu cuenta y agrupa los campos por formulario para que sepas exactamente qué revisar.

Condiciones: mostrar un campo solo si...

Con Condiciones haces que un campo aparezca solo cuando el cliente haya respondido de cierta forma a un campo anterior. Por ejemplo: mostrar "¿Qué alergia tienes?" únicamente si antes marcó que tiene alguna.

Primero eliges cómo se combinan las condiciones:

• Cumplir alguna: basta con que se cumpla una de las condiciones (lógica «o»).
• Cumplir todas: deben cumplirse todas a la vez (lógica «y»).

Haz clic en + Agregar para abrir la ventana Añadir condición, donde defines:

• Campo: el campo del que depende esta condición. Solo puedes elegir campos anteriores de tipo Desplegable o Casilla de consentimiento.
• Valor: la respuesta que activa el campo. El desplegable muestra las opciones del campo que hayas elegido.

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Las condiciones solo pueden apoyarse en campos de tipo Desplegable o Casilla de consentimiento que estén antes en el formulario. Coloca primero el campo del que dependes y, debajo, el que quieres mostrar condicionalmente.

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Consejos

• Usa títulos y párrafos para organizar formularios largos en secciones claras. Esto facilita la lectura al cliente.
• Marca como requeridos solo los campos realmente imprescindibles. Demasiados campos obligatorios pueden hacer que el cliente abandone el proceso.
• Aprovecha las condiciones para mostrar preguntas solo cuando sean relevantes. Por ejemplo, si el cliente indica que tiene alguna alergia, puedes mostrar un campo adicional para que la describa.
• Activa las alertas en los documentos con fecha de caducidad (certificados, seguros, licencias). Te ahorran tener que revisar manualmente las reservas para comprobar quién tiene la documentación al día.
• Previsualiza el formulario antes de guardarlo para ver cómo lo verán tus clientes (botón Previsualizar en la barra superior).

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar un formulario que ya está en uso?

Sí. Los cambios se aplican a partir de ese momento. Las respuestas que los clientes hayan enviado antes no se modifican.

¿Qué diferencia hay entre "Campos de sesión" y "Check-in online"?

Los campos de sesión recogen datos dentro del contexto de cada sesión de actividad (por ejemplo, el nivel de surf de cada participante). El check-in online es un proceso más completo donde el cliente rellena formularios antes de llegar a la actividad, y puede incluir firma y foto de documento.

¿Puedo tener varios formularios vinculados al check-in?

Sí. Puedes crear varios formularios y vincularlos al check-in. Cada uno aparecerá como un paso independiente en el proceso. El orden se configura desde Configuración / Check-in.

¿Con cuánta antelación avisa Buky de un documento que va a caducar?

El correo automático de campos próximos a vencer se envía cuando el documento está a 7 días de su fecha de caducidad. Además, si un cliente completa el check-in con un documento que caduca antes de su actividad, recibirás un aviso en ese momento y la respuesta aparecerá resaltada en rojo en la ficha de la sesión.