Cómo hace el check-in online tu cliente

Gabriel Gómez Pérez · Equipo Bukyapp· 5 min de lectura·Actualizado 11 jun 2026

Descubre qué ve y hace tu cliente durante el check-in online: datos personales, formularios, documentos, firma y confirmación paso a paso.

El check-in online permite a tus clientes completar sus datos personales, subir documentación y firmar formularios antes de llegar a la actividad. Reciben un enlace por email tras la reserva y pueden rellenarlo desde el móvil en pocos minutos, ahorrándote papeleo el día de la actividad.

Antes de empezar

• Necesitas tener el check-in online activado en tu cuenta. Si no lo ves activo, revisa la configuración en Ajustes > Check-in online.
• Si usas formularios personalizados para recoger información adicional (alergias, talla de neopreno, nivel de experiencia…), configúralos previamente en Crear formularios personalizados y asígnalos a la actividad correspondiente.

Cuándo recibe el cliente el enlace

El enlace de check-in se envía automáticamente por email cuando se confirma la reserva. El cliente puede completarlo desde ese momento hasta el plazo límite que hayas configurado (por defecto, hasta 24 horas antes de la actividad).

Si la reserva tiene varios participantes, cada uno puede completar su propio check-in de forma independiente accediendo al mismo enlace.

Paso a paso: qué ve tu cliente

1. Pantalla de bienvenida

Al abrir el enlace, el cliente ve un saludo personalizado y la lista de participantes de la reserva. Cada persona tiene un botón Empezar para iniciar su check-in individual.

Si hay varios participantes, el cliente puede compartir el enlace con sus acompañantes para que cada uno complete sus datos desde su propio dispositivo.

2. Datos personales

El primer paso del formulario recoge los datos de contacto del participante:

• Nombre y apellido
• Tipo y número de documento de identidad
• Fecha de nacimiento
• Género
• Email
• Teléfono

Los campos que aparecen dependen de la configuración de tu cuenta. Si has activado campos adicionales (dirección, nacionalidad, etc.), el cliente los verá aquí.

3. Formularios personalizados (opcional)

Si la actividad tiene formularios personalizados asignados, aparecen como un paso intermedio. Aquí puedes recoger cualquier información relevante: experiencia previa, alergias, talla de equipamiento, preferencias, etc.

Este paso solo aparece si hay al menos un formulario configurado. Para más detalles sobre cómo crearlos, consulta Crear formularios personalizados.

4. Añade servicios o artículos extra (opcional)

Si tu negocio lo ha configurado, durante el check-in el participante puede contratar servicios o artículos extra: alquiler de material, seguro, transporte, fotos, merchandising, etc. Estas opciones aparecen integradas en los formularios, cada una con su precio y, cuando procede, una cantidad a elegir.

Al seleccionar un extra, la compra se añade automáticamente a la reserva: no hay un paso de pago adicional aquí, el importe queda registrado en la reserva del cliente para cobrarse junto con el resto. Algunos extras incluyen una pregunta adicional (por ejemplo, la talla del material) que el participante responde al añadirlos.

Los extras disponibles y su configuración se definen desde el panel; consulta Añadir extras a tus productos.

5. Subida de documentación

Si has configurado la captura de documento de identidad, el cliente puede fotografiar o subir el anverso y reverso de su DNI, pasaporte o documento equivalente. Los archivos se almacenan de forma segura y quedan disponibles para descarga desde el panel de administración.

6. Firma (opcional)

Si alguno de los formularios asignados a la actividad tiene activada la opción Necesita firma, el cliente verá un recuadro donde debe dibujar su firma con el dedo (en móvil) o con el ratón (en escritorio). Este paso aparece dentro de la pantalla de confirmación final.

La firma es especialmente útil para actividades que requieren consentimiento expreso: autorizaciones de menores, seguros de responsabilidad, aceptación de condiciones de participación, etc. En caso de menores de edad, la firma debe ser del padre o tutor legal.

7. Confirmación y envío

En el último paso, el cliente ve un resumen de toda la información que ha rellenado. Debe aceptar la política de privacidad y las condiciones antes de pulsar Finalizar.

Una vez enviado, el participante queda marcado como «check-in completado» y recibe un email de confirmación.

Autorrellenado para clientes recurrentes

Si un cliente ya completó un check-in antes en tu negocio, Buky puede pre-rellenar sus datos en futuras reservas, agilizando el proceso para quien repite. La activación y el plazo de validez se configuran desde el panel: consulta Configurar y gestionar el check-in online.

Consejos

• Configura el plazo con margen: ajusta las horas límite antes de la actividad para dar tiempo suficiente a los clientes. Un plazo de 24-48 horas suele funcionar bien.
• Usa formularios para lo esencial: no sobrecargues el check-in con demasiadas preguntas. Los clientes lo hacen desde el móvil y la brevedad mejora la tasa de completado.
• Activa la firma solo cuando sea necesario: para actividades que requieren consentimiento legal (buceo, deportes de aventura, menores) la firma es imprescindible. Para actividades de bajo riesgo, puedes prescindir de ella para simplificar el proceso.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el cliente no completa el check-in a tiempo?

La reserva sigue activa. El check-in online no es obligatorio para que la actividad se realice; simplemente facilita la recogida de datos previa. Puedes reenviarle el enlace de check-in desde la ficha de la reserva o registrar sus datos editando directamente su ficha de cliente — consulta Configurar y gestionar el check-in online.

¿Puede un cliente modificar sus datos después de enviar el check-in?

Sí. Desde el admin puedes reenviarle el enlace de check-in (menú de tres puntos del participante > Actualizar check-in). Al abrirlo, podrá rellenar de nuevo el formulario completo y los datos nuevos sobreescribirán los anteriores.

¿Los documentos que sube el cliente están seguros?

Sí. Los archivos se almacenan cifrados en un servicio de almacenamiento privado (S3). Solo los administradores de tu cuenta pueden acceder a ellos desde la ficha de la sesión o la ficha del cliente.