Crear automatizaciones de email
Miguel Gómez Pérez · Equipo Bukyapp· 4 min de lectura·Actualizado 18 may 2026Configura mensajes automáticos que se envían a tus clientes en momentos clave de la reserva, como confirmaciones, recordatorios o seguimientos post-actividad
Las automatizaciones de email te permiten enviar mensajes automáticos a tus clientes en momentos clave: al confirmar una reserva, antes de que empiece una actividad, o días después de que termine. Configúralas una vez y el sistema se encarga del resto.
Esta funcionalidad está en BETA. Puede recibir mejoras y cambios en próximas actualizaciones.
Antes de empezar
- Necesitas tener al menos una plantilla de email creada en Recursos > Plantillas. Las automatizaciones envían emails usando estas plantillas, así que si aún no tienes ninguna, créala primero.
Cómo acceder a las automatizaciones
- En el menú, haz clic en Recursos.
- Selecciona Automatizaciones.
Verás el listado de automatizaciones existentes. Desde aquí puedes crear nuevas, editar o desactivar las que ya tengas.
Crear una nueva automatización
1. Inicia la creación
Haz clic en el botón + junto al título "Automatizaciones" para crear una nueva.
2. Asigna un nombre
Escribe un nombre descriptivo en el campo Nombre. Este nombre es solo para tu referencia interna — el cliente no lo verá.
Ejemplos: "Solicitud de review", "Recordatorio pre-actividad", "Email de bienvenida".
3. Elige cuándo se ejecuta (trigger)
Selecciona el evento que dispara la automatización. Tienes 4 opciones:
| Trigger | Cuándo se ejecuta | Ejemplo de uso |
|---|---|---|
| Cuando se confirma una reserva | Justo al confirmar el pago o la reserva | Email de bienvenida, instrucciones previas |
| Antes de que empiece una reserva | Antes de la fecha de inicio de la reserva | Recordatorio con punto de encuentro, qué traer |
| Después de que finalice una reserva | Tras la fecha de fin de la reserva | Solicitud de review, email de agradecimiento |
| Antes de que empiece una sesión | Antes del inicio de una sesión concreta | Aviso al staff o a los participantes de esa sesión |
4. Configura el tiempo (offset)
Define cuánto tiempo antes o después del evento quieres que se envíe el email:
- Justo en el momento: el email se envía inmediatamente cuando ocurre el evento.
- Personalizado: indica un número de días u horas de diferencia.
Por ejemplo: si eliges "Después de que finalice una reserva" con un offset de *2 días*, el email se enviará 2 días después de que termine la experiencia del cliente.
5. Filtra por productos (opcional)
Por defecto, la automatización aplica a todas las reservas. Si quieres que solo se ejecute para ciertos productos:
- Todos los productos: aplica a cualquier reserva (opción por defecto).
- Algunos productos: selecciona los productos o categorías específicas (actividades, alojamientos, packs, alquileres, bonos o extras).
- Todos menos algunos: aplica a todo excepto los productos que selecciones.
Esto es útil si, por ejemplo, quieres enviar un email de review solo para actividades de buceo pero no para alquileres de material.
6. Añade una acción
En la sección "Hacer esto", haz clic en Agregar Acción para definir qué email se enviará.
Para cada acción debes configurar:
- Tipo de acción: Enviar email.
- Plantilla: selecciona una de las plantillas de email que hayas creado previamente en Recursos > Plantillas.
- Destinatario: elige a quién se enviará el email.
Opciones de destinatario
| Destinatario | A quién se envía | Disponible en |
|---|---|---|
| Comprador | La persona que hizo la reserva (su email de compra) | Reservas y sesiones |
| Participante (pax) | Cada participante registrado en la reserva | Solo sesiones |
| Staff | El instructor o personal asignado a la sesión | Solo sesiones |
| Email personalizado | Una dirección de email fija que tú indiques | Reservas y sesiones |
Puedes añadir varias acciones en una misma automatización. Por ejemplo, enviar un email al comprador y otro diferente al staff.
7. Guarda la automatización
Haz clic en Guardar en la barra lateral del formulario. La automatización quedará activa inmediatamente.
¡Listo! A partir de ahora, cada vez que se cumpla la condición configurada, el sistema enviará automáticamente el email a los destinatarios elegidos.
Ejemplos prácticos
Solicitud de review tras la actividad
- Trigger: Después de que finalice una reserva
- Offset: 2 días después
- Productos: Todos
- Acción: Enviar email con plantilla "Solicitud de review" al Comprador
Resultado: Si un cliente finaliza su actividad de surf el lunes 15, recibirá el email de review el miércoles 17.
Recordatorio antes de la actividad
- Trigger: Antes de que empiece una reserva
- Offset: 24 horas antes
- Productos: Solo actividades
- Acción: Enviar email con plantilla "Recordatorio" al Comprador
Resultado: El cliente recibe un recordatorio con instrucciones el día antes de su actividad.
Confirmación inmediata al reservar
- Trigger: Cuando se confirma una reserva
- Offset: Justo en el momento
- Productos: Todos
- Acción: Enviar email con plantilla "Confirmación" al Comprador
Resultado: El cliente recibe un email de confirmación personalizado justo al completar su reserva.
Gestionar automatizaciones existentes
Desde el listado de automatizaciones puedes:
- Editar: haz clic en cualquier automatización para modificar su configuración.
- Desactivar: usa el botón Desactivar en la barra lateral para pausar una automatización sin eliminarla. Puedes reactivarla en cualquier momento.
- Eliminar: usa el botón Eliminar si ya no necesitas la automatización.
Consejos
- Empieza sencillo: crea una o dos automatizaciones básicas (confirmación y review) antes de añadir más.
- Usa offsets con cabeza: un email de review enviado 1-2 días después tiene mejor tasa de respuesta que uno enviado semanas después.
- Filtra por producto si ofreces servicios muy diferentes — un email de "trae bañador" no tiene sentido para un alquiler de bicicleta.
- Revisa tus plantillas: recuerda que el contenido del email depende de la plantilla que selecciones. Si quieres cambiar el mensaje, edita la plantilla en Recursos > Plantillas.
- No dupliques: si ya tienes una automatización para un evento, no crees otra igual — edita la existente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener varias automatizaciones para el mismo evento?
Sí. Puedes crear varias automatizaciones con el mismo trigger pero diferentes offsets, productos o destinatarios. Por ejemplo, un email al comprador 1 día después y otro al staff justo al finalizar.
¿Qué pasa si desactivo una automatización?
Los emails pendientes de esa automatización dejan de enviarse. Las que ya se enviaron no se ven afectadas. Puedes reactivarla cuando quieras.
¿El sistema envía el mismo email dos veces a un cliente?
No. El sistema lleva un registro de qué automatizaciones se han ejecutado para cada reserva y evita duplicados automáticamente.