El calendario de alquileres

Juan José Vélez Medina · Equipo Bukyapp· 6 min de lectura·Actualizado 24 may 2026

Controla la disponibilidad de tu material de alquiler y gestiona las recogidas y devoluciones diarias con el escáner QR desde una vista interactiva.

El calendario de alquileres te permite visualizar la disponibilidad de todo tu material de alquiler y gestionar las recogidas y devoluciones del día a día. Desde aquí puedes ver de un vistazo qué unidades están libres, qué material tiene que salir hoy y qué está pendiente de devolución.

Antes de empezar

• Necesitas tener al menos un producto de alquiler creado con recursos de material asignados.
• Tu usuario debe tener permisos de administración o acceso al calendario de recursos.

Cómo acceder al calendario

Ve a Calendario en el menú superior y selecciona Material. Se abrirá directamente la vista de Entradas y salidas, que es la vista por defecto.

Las vistas del calendario

El calendario tiene cuatro vistas disponibles. Puedes cambiar entre ellas desde el desplegable de la esquina superior derecha.

Entradas y salidas (vista por defecto)

Divide la pantalla en dos columnas: Recogidas (material que sale hoy) y Devoluciones (material pendiente de devolver). El número entre paréntesis indica cuántos movimientos hay en cada columna.

Cada tarjeta de movimiento muestra:

Estados de las tarjetas

Las tarjetas cambian de aspecto según su estado:

• Sin marcar: la recogida o devolución aún no se ha registrado.
• Retrasado: la hora programada ya pasó y no se ha marcado.
• Recogido: el material fue entregado al cliente.
• Devuelto: el material fue devuelto correctamente.
• Devuelto pronto: el cliente devolvió más de 15 minutos antes de la hora prevista.
• Devuelto tarde: el cliente devolvió más de 15 minutos después de la hora prevista.

Uso en el móvil

En dispositivos móviles, la vista Entradas y salidas se adapta mostrando tres pestañas en lugar de dos columnas: Todos, Recogidas y Devoluciones. Las tarjetas se muestran en formato vertical con más espacio, y la barra inferior da acceso rápido a Menú, Clientes, Reservar, Reservas y Calendario.

Vista de día

Muestra la disponibilidad detallada de cada recurso para un solo día, con las franjas horarias activas del negocio. Cada fila corresponde a un recurso de material y cada columna a una hora del día. Las celdas en verde tienen unidades libres, las celdas en amarillo o naranja tienen ocupación parcial, y las celdas en rojo están completamente ocupadas.

Vista semanal

Muestra una tabla con todos tus recursos de material en filas y los días de la semana en columnas. Cada celda indica el número de unidades disponibles ese día. Las celdas en verde tienen unidades libres; las celdas en rojo están completamente ocupadas.

Vista mensual

Igual que la semanal pero ampliada a todo el mes. Es útil para detectar períodos de alta ocupación o planificar la rotación de material. Solo está disponible en pantallas de escritorio.

Filtrar el calendario

Haz clic en el icono de filtros (a la derecha del selector de vista) para abrir el panel lateral con las opciones de filtrado.

Los filtros se aplican automáticamente al seleccionarlos. Para quitarlos todos, pulsa Limpiar en la parte inferior del panel.

Gestionar recogidas y devoluciones

La vista Entradas y salidas es donde gestionas el flujo diario de material.

Registrar una recogida

1. Abre el calendario en la vista Entradas y salidas.
2. Localiza al cliente en la columna Recogidas.
3. Haz clic en el botón circular de la tarjeta para abrir el diálogo de confirmación.
4. Pulsa Aceptar recogida para confirmar que el material ha salido.

Si necesitas entregar una unidad diferente a la asignada originalmente (por ejemplo, si esa unidad está dañada), pulsa Entregar otra unidad para seleccionar una alternativa.

Una vez confirmada la recogida, la tarjeta se marca como Recogido y la reserva aparece automáticamente en la columna de Devoluciones.

Registrar una devolución

1. En la columna Devoluciones, localiza al cliente que devuelve el material.
2. Haz clic en el botón circular de la tarjeta.
3. Pulsa Aceptar devolución.

Si la devolución se produce antes del fin del periodo reservado, el sistema ajusta automáticamente la fecha de fin del alquiler a la hora real de devolución.

Usar el escáner QR

Cada unidad de material tiene un código QR único que puedes imprimir y pegar en el equipo. Para registrar una recogida o devolución mediante escaneo:

1. Pulsa el icono de QR en la barra superior del calendario (junto al buscador).
2. Se abrirá la cámara del dispositivo para escanear el código.
3. Apunta al QR de la unidad de material. El sistema buscará automáticamente la reserva asociada para hoy.
4. Se mostrará la tarjeta del movimiento con la opción de Aceptar recogida o Aceptar devolución según corresponda.

El escáner QR es especialmente útil en el día a día cuando gestionas muchas unidades: en lugar de buscar la tarjeta manualmente en la lista, escaneas el QR del equipo y el sistema te lleva directamente a la acción correspondiente.

Para generar los códigos QR de tus unidades, ve a Recursos > Material, abre el recurso deseado y accede a la pestaña Unidades. Cada unidad tiene un botón para descargar su QR.

Anular una acción

Si registraste una recogida o devolución por error, haz clic de nuevo en el botón circular de la misma tarjeta. El diálogo mostrará la opción Anular recogida o Anular devolución. Al anular una recogida, se anulará también la devolución asociada si existía.

Ver el detalle de una reserva

Haz clic en cualquier tarjeta (fuera del botón circular) para abrir el detalle completo de la reserva, donde puedes consultar los datos del cliente, los productos, los pagos y los mensajes.

Navegación entre fechas

Usa las flechas ‹ › junto a la fecha en la esquina superior izquierda para moverte al día, semana o mes anterior o siguiente. Haz clic en la fecha para abrir un selector y saltar directamente a cualquier fecha.

Consejos

• Revisa la vista Entradas y salidas al inicio de cada jornada para preparar las recogidas del día.
• Marca las recogidas en el momento de la entrega para que el inventario se actualice en tiempo real.
• Usa los filtros por tipo de alquiler si gestionas material variado (tablas, neoprenos, vehículos) y quieres ver solo un grupo concreto.
• Imprime los QR de tus unidades y pégalos en cada equipo para agilizar las recogidas y devoluciones con el escáner.
• La vista se actualiza en tiempo real: si otro miembro del equipo registra una recogida, la verás reflejada sin recargar la página.
• Si un recurso aparece en rojo en la vista semanal o mensual, significa que todas las unidades están reservadas. Revisa si puedes reorganizar el inventario.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la vista Entradas y salidas está vacía?

Aparece vacía cuando no hay reservas de alquiler con material de inventario asignado para el día seleccionado. Comprueba que tus productos de alquiler tienen recursos de material configurados con unidades.

¿Puedo ver las recogidas y devoluciones de otro día?

Sí. Usa las flechas de navegación o el selector de fecha para cambiar de día.

¿Qué significa el número entre paréntesis junto al nombre del recurso en la vista semanal?

Es el número total de unidades de ese recurso. El número dentro de cada celda indica cuántas de esas unidades están disponibles ese día concreto.